2014年11月29日
ビジネスパーソンが「やってはいけないこと」〜うまくいかない原因を追求してはいけない。すべての仕事に全力を尽くしてはいけない
「日経ビジネスアソシエ」に、"ビジネスパーソンが「やってはいけない」20のこと"
という特集がありました。
その中の幾つかをご紹介します。
(1)うまくいかない原因を追求してはいけない：
●ミスは「仕組み」で減らす：
他人や自分へ責任の追求・反省を求めてはいけない。
単に責めているだけ。
落ち込んで、人間関係が悪くなるだけ。
ヒトではなく、仕組みの問題に落とし込んで解決策を考えるといい。
特定の人にミスが頻発する場合、ミスが起きにくい仕組み作りを考える。
指示する内容を具体的にしたり、業務のステップをマニュアル化し、段階ごとに確認する。
一見、本人の能力不足に見えても、"仕組み"という側面から見直すと、実は一番若いメンバーに雑用的な仕事が集中して、イッパイイッパイだったというケースもある。
そんな時は、業務を分散させたり、不要な仕事を無くすという仕組み作りが必要。
その人に応じた、ミスを出しにくい仕組みを整える。
●人間関係の悩みは基本放置。「時」が解決するのを待つ：
人間関係の問題で、頭を悩ますのはムダ。
無理に解決しようとせず、放置すればいい。
各人の立場、ポジションによって、ものの見方、主張は大きく違うもの。
無理に合わせても意味が無い。
どちらかが人事異動すれば、問題自体が自然消滅する。
人間関係の悩みは一過性のもが多い。
「問題の先送り」が、悪い習慣と思われがちだが、人間関係に悩んだ場合は、「放置」という選択肢も頭に入れよう。
※
(2)すべての仕事に「全力を尽くし」てはいけない：
●成果につながる２割の仕事に優先して取り組む：
処理できないほどの仕事を抱えてしまった時、「どうすればもっと早く仕事をこなせるか」と、効率を上げることだけを考える人が多い。
しかし、まずやるべきは「やらなくてもいい仕事はどれか」を考えることである。
極論すれば、８割の仕事は捨てられる。
目の前の仕事を「緊急度」と「重要度」の２軸からなるマトリックスで整理する。
上記のゾーンの中で最優先するのは、Ａゾーンではなく、Ｂゾーン(緊急度は低いが重要度が高い仕事)だ。
Ｂゾーンこそ、やるべき２割の仕事。
戦略立案やマニュアル作成など、成果に直結したり、長期的に自分を楽にしてくれる仕事だ。
これらの仕事に腰を据えて取り組む時間を捻出する為、他の３つのゾーンの仕事は捨てていくのだ。
Ａゾーンは急を要するが、本当に自分にしか出来ないことか考え、そうでなければ人に振る。
自分にしかできない場合も、全力では対応しない。
顧客への謝罪だけに全力を注ぐのではなく、余力を残して、トラブル予防やクレーム対応マニュアルを作る。
そうした仕事は、最優先のＢゾーンの仕事。
Ａゾーンの仕事をＢゾーンに移行させるようなイメージで対応すれば、一時的には仕事が増えても、次に同じことが起こった時に、自分が対応せずに済む。
●苦手な分野では勝負しない：
人には得意分野、苦手分野がある。
得意分野で１２０点を狙う気持ちで取り組み、苦手分野は８０点取れればいいと割り切る。
メリハリをつけると、成果につながりにくい仕事にムダな時間を費やさずに済むし、自分の得意分野を周囲にアピールするチャンスにもなる。
●ムダな「保険」をかけてはいけない：
進行中のプロジェクトが失敗した時に備え、別の小規模なプロジェクトを複数、同時に走らせるような「保険」は、仕事を増やすだけ。
本来の仕事が失敗しないように、力を集中すべき。
成功の確率が上がるはずだ。
※※※
コンビニのセブン-イレブンは2015年8月末までに、「セブンカフェ ドーナツ」を全国の店舗で展開すると発表しました。
10月末から関西地区の店舗で順次発売しています。
このニュースを知った多くの人たちは、
「ミスド、オワタ＼(^o^)／」
「ミスドのオールドファッション、ポン・デ・リングとかの丸パクリ・・・というかそのまんま。７さん容赦ねえ」
「またバイトの仕事が増える。安い時給なのに、かわいそう。これじゃ、すき家のワンオペと変わらん」
と思いました。
特に最後の、仕事が増えすぎというのは、なにもコンビニだけの話しだけではありません。
どこの会社も、一人ひとりの仕事の量が増えています。
それは、皆さんが感じていることだと思います。
「仕事を捨てる」というのは、なかなか出来ません。
私達は相手に対して、過剰なサービスを求める癖があります。
毎回どんどん、過剰になっていく。
そのうち、相手が言わなくても、勝手に過剰になっていく。
昔、お正月の三が日は、どこの店も閉まっていました。
だから、たくさんの食材を買ったり、お節などを用意しました。
今ではお正月から、初売りとして店が開いています。
これも、過剰サービスの結果だと思います。
過剰サービスは、従業員を疲弊させるだけです。
捨ててもいいものを勇気を持って捨てる。
「断捨離」と言って、自分の家の不要なものをどんどん捨てる事が、少し前からもてはやされています。
いずれ、不要な仕事を断捨離するという事も根付いて欲しいものです。