2020年05月24日

「お願いごと」は200パーセントで説明した方が良いです〜説明する時に時間はかかるが、やり直してもらったりする時間を省けると思えば、結局このほうが時間短縮

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仕事はひとりでできません。
ましてや私のような病弱&無能な場合、他の優秀な方にお願いしないといけません。


「お願いごとは、200%説明する」というのが、いつも意識していることです。



「お願いごとは、200%説明する」というのは医師・小林弘幸さんが著書で使っていた言葉です。


●自律神経を整える 人生で一番役に立つ「言い方」



【お願いごとは、200%説明する】


・相手にお願いする際に踏まえておかないといけないのは、「相手はこちらの意図の60%くらいしか理解しない」ということです。


・100%理解している自分の感覚で説明するため、どうしても説明が簡略になってしまい、相手に十分に伝わらなくなってしまうのです。


・「相手が理解しない」ではなく、「相手に理解してもらうことに失敗した」と考え、200%で説明するようにしましょう。


・「これを、こうして、こうなるようにしてほしい」ということをしつこいくらい説明するようにします。
さすがに200%説明すれば、相手も充分理解できるので、望んだ結果を返してくれます。


・説明する時に時間はかかりますが、やり直してもらったりする時間を省けると思えば、結局このほうが時間を短縮できます。
無駄に怒る必要も無いので、自分と相手の自律神経のバランスを保つこともできます。


・ex)
資料をまとめてもらう際、「章ごとにホチキスで留めておいて」と言うだけでは駄目。
ホチキスを留める位置を指定したり、仕上げを良くするためにページがずれないようにする方法を説明する。



【急ぎの仕事は、バタバタ感を出すと失敗する】


・急ぎの仕事は、バタバタ感を出すと失敗します。
突然慌てた様子でお願いされても、相手にもやることがたくさんあります。
ですから、相手はすぐに理解ができずに、パニックになってしまいます。


・急ぎの仕事を正確にやり遂げるには、自律神経のバランスが整っている必要があります。
ですから、急ぎの仕事ほど、ゆっくり丁寧な言い方でお願いすることが、結局物事を早く進めるコツなのです。


・ex)
「いやぁ、申し訳ない。これね、2時間なんだよ。できるかなぁ。どうかなぁ。ちょっとがんばってみてくれるかな」


※※※


こういうお願いごと(指示)をするのが上手じゃない方が、年配の方に多いと感じています。
学生時代から競争社会。
「勝ち負け」の中で生きてきたからだと思います。
上下関係と精神論で押し通そうとします。


彼らは「自分でやってしまった方が早いし正確」という思考です。
頭の中で仕事の流れを組み立てて、自分の中で完結できてしまいます。
それ自体は素晴らしいのですが、その頭の中の説明図・文章を相手に伝えることができません。
伝えることができなければ、どんなに素晴らしい内容でも、相手は理解できませんから実現しません。


私は「文章と図で説明したものを1枚の紙にまとめて」、相手に渡してからお願いします。


理由は、相手に全体を俯瞰してもらいたいから。
それと、口頭だと説明忘れをしやすいので、それを防ぐためです。


紙に書くと、自分自身が理解できます。
自分が理解できていないものを相手に説明できるわけ無いですからね。
ある意味、説明するための台本・リハーサルでもあります。


意外と気づいていない年配の方が多いのですが、口頭で説明したものをテキストにすると、最後まで喋っていません。
尻切れトンボの文章になっています。
5W1Hで説明している人なんて皆無です。
ひとつの文章の最後は大抵、相手にやってもらう行動内容についてなのですが、そこが尻切れトンボになっているから、相手は理解できません。
聞き返さないといけません。
いきなり最初に聞いて、そんな聞き返せるような人はいませんから、あとで再確認をしないといけません。
そういう時、説明しきったと勘違いしているから、再確認すると不機嫌な対応をする人が多いです。最低です。


面倒でもちゃんと紙にまとめた方がいい。
テレワークが増えた昨今。
直接会うことができないから、充分なやりとりがしにくいです。
だから、きちんとまとめたものを最初から渡しておいた方が、両者にとってプラスになると思います。

Posted by kanzaki at 12:07
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