神崎のナナメ読み

相手へ伝える7つのスキル〜伝える際に大切なのは、相手を気遣う心です

相手へ伝えるというのは、基本スキルであり、もっとも需要なスキルではないでしょうか。
伝え方のスキルをご紹介します。

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●『会社では教えてもらえない　結果を出せる人のビジネスマナーのキホン』より

伝える際に大切なのは、相手を気遣う心です。
相手を思う気持ちや誠意があって初めて、相手の心も動きます。

丁寧な言葉遣いをすることはもちろんのこと、「伝え方」も大きなポイントです。
伝え方のスキルは、一度身につけてしまえば、とても心強い武器になります。

(1)声を磨く:
よく通る声は相手にちゃんと届き、そして心にも響きます。
腹式呼吸を意識して、多めに息を吸い、お腹から声を出すイメージで。

(2)結論から話す:
重要なことから先に述べ、根拠や情報・データは次に話します。
いつまでも結論がわからないと相手はイライラ。

(3)話の地図を見せる:
接続詞が有効です。
だらだらと話すのではなく、「次に」「その理由は」「まず申し上げたいのは」と初めにつけることで、次はどこに行くのかがわかり、安心感につながります。

(4)事実と自分の意見は明確に:
たとえば「以上が現在の状況です。これにより私は●●と考えます」とするとわかりやすいですね。
そして、自分の言葉に責任をもちましょう。

(5)相手に合った話し方で:
相手の立場・年齢・職業などを考慮し、イメージしやすい事例や言葉を選ぶことも大切。
お願いをするときは、クッション言葉を挟むことで、冷たい印象になってしまうのを避けましょう。

(6)断定的な話し方は避ける:
どんなに素晴らしい意見も、断定的な話し方では相手は拒否反応を示します。
「正論を言うときほど謙虚に」という言葉があります。
どんなに自信があることでも、「正しいことを伝える」のではなく、「伝えるべきことを正しく伝える」ことを心がけて。

(7)アイコンタクト:
自分の熱意が伝わり、信頼の証でもあります。
相手が数名だったら、全員にアイコンタクトをします。
微笑みながら、ときには真剣に。

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基本なのかもしれませんが、これらを全てひとつの会話でこなすとなると、とても大変ですねえ。

私もさすがに、全てを同時にこなせません。
「(2)結論から話す」「(3)話の地図を見せる」「(5)相手に合った話し方で」は、なるべく意識しているつもりです。

すべてを一度に伝えても、相手になかなか理解していただけません。
だから、最初はざっくりで伝えることが多いように思います。

言葉だけではなく、文章・メールでもそうです。
どんなものでも基本、A4版用紙1枚以内にまとめるようにしています。
本当はもっと伝えたいと思い、不安になるのですけれどね。

これらを意識して、日々の仕事に活かしたいと思います。