2021年03月15日

「相手に伝わる報告の仕方」について注意すべき6つの約束事〜「け・ち・す・る・な・い」

dynarobo.JPG

今回は、「相手に伝わる報告の仕方」についてです。
口頭、FAX、メール、書類、オンライン会議など、相手へ伝えるための手段はたくさんあります。


最終的に、相手に理解・納得してもらわなければ意味がありません。
そのために必要な6つをご紹介します。


※※※


『とっさの伝え方○×ルール37』(櫻井 弘 著)より


【相手に伝わる報告の仕方】


結論となる事実を伝え、対応策を提案できれば、私の受け取り方もガラッと変わったはずですね。


こうした「相手に伝わる報告の仕方」について、「け・ち・す・る・な・い」という語呂合わせで確認してみましょう。


●「け」……結論・結果から報告します。
真っ先に知りたいことを最初に伝えるのです。


●「ち」……中間報告を徹底します。
中間報告を怠らず、先回りして伝えることで、上司が「あの件どうなっている」と言う回数も激減するはずです。


●「す」……速やかに、スピーディーにを心がけます。
特に、「悪い報告ほど速やかに」を強調しておきます。
悪い報告は組織の命取りになりかねないからです。
仕事が一段落するごとに、速やかに報告を徹底しましょう。


●「る」……留守のときは、メールやメモを残します。
また、「本人に口頭で伝えて初めて、報告は完結する!」も鉄則です。


●「な」……内容を整理して話します。
5W1Hなどを報告の前に確認し、内容を整理して、簡潔に短い時間で報告できるように準備することも忘れずに!


●「い」……意見と事実は分けて報告します。
最初に事実を簡潔にわかりやすく伝えます。
聞き手の混乱を招かぬよう、自分の意見や感想は分けて伝えるようにしましょう。


※※※


これらをいかなる時もできる人は、実際はなかなかいないと思います。


私は最低限、「け(結論・結果)」「す(速やかに)」だけは心がけてやっているつもりです。
クオリティの高さよりも、とにかく相手にさっさと伝えた方が、なにかしら前進しますからね。

Posted by kanzaki at 06:52
Old Topics