2021年10月06日

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やるべきことを箇条書きにする〜本来やるべきことに気づく

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●『桁外れの結果を出す人は、人が見ていないところで何をしているのか』(鳩山玲人 著)より


【やるべきことを箇条書きにする】


私は日々のスケジュール管理のため、よくタスクリスト(To Doリスト)を書き出しています。


タスクリストを作るのはだいたい朝で、その日にやるべきことを、パソコンで箇条書きにします。
時間をうまく管理するためには、タスクリストを書き出した後が重要です。


たとえばある日のタスクリストは、「韓国の弁護士とのミーティング」「取引先との打ち合わせ」「前の晩に店に置き忘れた携帯をとりに行く」「病院に行って薬を処方してもらう」「ヨーロッパ法人に電話してミーティングのアレンジ」「米国法人の社員にメール」「夕方のフライトでアメリカに移動」といった項目が並んでいました。


このように項目を書き出したら、レイヤーを変えて並べ直します。


たとえば、「韓国の弁護士とのミーティング」「取引先との打ち合わせ」はアジア地域のビジネスに関する仕事です。「病院に行く」「携帯をとりに行く」はプライベート。
「ヨーロッパのミーティングのアレンジ」は欧州地域のビジネスに関するタスクで……といったように、目的に応じてタスクを分類するのです。


一方、このとき「今の自分にとって最も多くのリソースを割くべき重要な仕事は何か」と考えてみると、実は中期経営計画の策定こそが最優先でした。
そのことを認識したうえでもう一度分類したタスクを見ると、最も重要なはずの中期経営計画に関するタスクが一つも含まれていないことがわかります。


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このように、タスクを一段上のレイヤーで分類してみると、「やるべきこと」と「時間」の配分がずれている状態が一目瞭然になります。


もちろん、1週間、1カ月といった単位で考えて整合性がとれていればかまわないのですが、「ずっとこまごまとしたタスクに追われていて、気がついたら中期経営計画を練る時間をとれないまま1カ月たってしまった」「根本的には睡眠時間が足りていないのが問題なのに、そこはまったく解決されていない」というようなことは、往々にして起きがちなものなのです。


読者のみなさんも、タスクリストを作って仕事の進捗を管理している方は多いと思います。
ですが、タスクリストはただつぶしていくために書き出すのではなく、視点を変えて整理してこそ、時間管理に役立つものだということを頭に入れておくべきです。


自分の努力や時間が、本来やるべきことのために費やされているかどうかは、つねに日々の行動レベルでチェックする必要があります。
改めて見直してみれば、重要度とリソースの配分が一致していないことは多々あるはずです。


※※※


本来やるべきことができないで、時間だけが過ぎていくことって多々ありますよね。
本当に怖いです。


常に意識しておかないと、そういうことも後回しになってしまいます。
そういう意味でも、1日1回は意識的に自分に訴えかける時間が必要です。


私も毎朝、始業前に「やるべきリスト」を書き出しています。
これはあえて、手書きです。
自分の意識に訴えかけるためです。


「本日」にフォーカスしたものと、「長期」で取り組むことなどをざっと書きます。
やることが多かったり、複雑すぎると気が滅入ることもあります・・・。
しかし、逃げるわけにはいかないから、強制的に意識するには良い方法だと思います。


こうやって日々やっていると、自分の人生が仕事漬けで終わってしまう危険性にも気づきました。
これは良かった。
あらたなステージを求めていこうと再認識中です。
Posted by kanzaki at 07:13
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