2022年04月06日

仕事の総量を減らすには「人に任せる」は避けて通れない道

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●『成果を増やす 働く時間は減らす 高密度仕事術』(古川武士 著)より


仕事の総量を減らすために、「人に任せる」ことは避けて通れない道です。


生産性が低い人は、「自分でやったほうが早い」「任せると仕事の質が下がる」という心の声に屈して仕事を抱え込みすぎてしまいます。


一方、生産性が高い人は、周りの人に仕事を気持ち良く引き受けてもらうことができます。
もっというと他人に任せるスキルが高いのです。


任せられない人は、教えるのに時間がかかるので「自分でやったほうが早い!」となりがちですが、3回、5回と同じ仕事の依頼回数が積み重なると、その手間を回収できます。

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では、任せるリスクを回避し、期待した成果を出してもらうポイントを見てみましょう。


●1.曖昧な依頼がズレを生む

「依頼した内容と返ってきた内容がズレていて、結局自分でやり直すことになる」という状況が多い人は、任せるときの説明が曖昧だったりします。
依頼相手に完成イメージやプロセスを明確に伝えるため手順書、雛形、アウトプットイメージとなる過去の参考資料を提示すると、期待とのズレを最小限にでき、教える手間も軽減できます。


●2.失敗をフォローする時間を設ける

重要な仕事において、期限までに依頼相手から期待したものが上がってこないリスクは受け入れられないものです。
そこで失敗をフォローする時間を見込んで、自分への提出納期を早めに設定することが重要です。
フォローするのに余裕時間があれば任せることで生まれるリスクをカバーできます。


※※※


【コメント】


人に任せられない人って多いものです。


特に、毎月必ずあるルーティンワーク。
説明するのに時間がかかるし、理解してもらえるかも分からない。
説明するのに必要なマニュアルやレジュメなんてものも無いから作るのも面倒。


その他、「自分の仕事を奪われてしまう」と考える人もいますね。


口頭で全て説明するなんて、よほどのスキルが無ければできません。


私の場合、マニュアルを作ろうとはしません。
日々、自分の仕事を記録しています。


具体的には、ノートアプリ「Evernote」へ日々、行動記録をつけているのです。


とりかかった時間と終了時間を記入(作業に費やす総時間が分かる)。
どういう事をやったかの概要を記入。
作成したExcelやWordのファイルを貼り付け(複数日に渡るなら、各日の作成途中のファイルも貼り付け)。
作成時に手間取ったこと、作成のコツなどのメモを記入(こういった事は、実際にやっている最中じゃなきゃ思い出せない)。


こんな感じのものを日々記録するのです。
この行動記録を見てもらえれば大抵、相手は仕事ができます。


マニュアルを作ろうと、その為に時間を費やすのは難しいものです。
ところが日々、Evernote(Notionでもなんでもいい)へ記録していくと、自然にマニュアルが出来てしまいます。


私は仕事の引継ぎを受けた際、分かりにくく、おおざっぱにしか教えない相手に対して本当に困りました。
だから私は上記のように行い、実際にスムーズに引継ぎすることが出来ました。


部下にも同じようにやってもらい、情報の共有を行っております。
本当に役立ちますよ。

Posted by kanzaki at 06:57
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