2024年11月23日
一言で伝える時に意識すること
●『アウトプットの精度を爆発的に高める「思考の整理」全技術』(生方正也 著)
アウトプットの「幹」をつくるときに気をつけたいのが、そのボリュームです。
よく言うのが、「一言で何が言えるか」というレベルです。
そうすると、アウトプットの中で自分が重要だと思っていた部分が、よりはっきりしてきます。
「一言」ですから、これまでインプットして整理してきた情報やデータをあれもこれもと含めたものは、アウトプットの「幹」としては長すぎることになります。
つまり、あまり長すぎるのも困るし、短すぎるのも困るという微妙なラインでアウトプットの幹をつくり上げることになります。
それだと基準がないので、２つほど基準を紹介します。
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ひとつは内容面から。
それは、「アウトプット全体の内容を70％程度網羅したもの」です。
作成した資料で述べている内容の70％くらいの内容を一言でまとめたものがアウトプットの「幹」となります
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もうひとつはボリューム面から。
それは、「50〜70字前後であること」です。
アウトプットのテーマにもよりますが、実務でアクションに結びつくようなことを説明するには、最低限これくらいのボリュームは必要でしょう。
これ以下で表現したものは、たいていスローガンになります。
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アウトプットの「幹」をつくらずにいきなり箇条書きのアウトプットをつくってしまうのは、自分の頭の中でまだ十分にデータの意味がまとまっていないままアウトプットにしているのと同じです。
最終的にアウトプットとして見せるものと、まずアウトプットの幹をつくることは違うのだ、ということを忘れないでください。
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【コメント】
役員等へ報告する書類・稟議書等は、特に上記を意識したいですね。
人の書類を読んでいると、読みづらいものを多々見かけます。
一番困るのが、長い文章なのに、結局何が言いたいのか分からないこと。
そういう人こそ、最初に結論を短く書くと良いです。
一つの文章に、伝えたいことは一つというのも厳守すると良いです。
伝えたい事が２つあれば、２つの文章にしましょう。