神崎のナナメ読み

レポート・報告書をつくるポイントは「何を伝えるのか」をはっきりさせておくこと

●これだけは知っておきたい「レポート・報告書」の基本と常識 改訂版 これだけは知っておきたいシリーズ(著：株式会社ザ・アール)より

相手に伝わりやすいレポート・報告書をつくるポイントは、「何を伝えるのか」をはっきりさせておくこと。

AとBどちらがより適切なのかを伝える調査報告書を作成するとします。

このとき一番伝えたい内容は「Ｂ案のほうが適切」ということです。
これが結論です。

「この結論を相手に伝えるんだ」という意識を忘れてはいけません。
ここで作成する文書は、「Ｂ案のほうが適切」という内容を伝えるためにあるのです。

「どうしたら、一番大切なことを相手に伝えられるか」を考え直してみてください。
すると、標題のすぐあとに結論を置くという方法もあるでしょう。
まず結論が知りたい」というタイプの相手の場合には、この構成がよいかもしれません。
このように、目的に合わせた工夫が大事なのです。

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【コメント】

私も、最初に結論を言ってもらいたい方です。

順序立てて話そうとする人もいますが、大抵は構成が下手くそで、いつまで経っても結論に至りません。

細かいことはあとで良いので、さっさと結論を伝えてほしいです。

稟議書でも、口頭での報告でも同じです。

一旦、結論を言ってしまってからの方が、伝える側だってストレスが軽減できます。
なにせひとまず、大事なことは伝えているのですから。