2025年04月18日
会議報告書と会議議事録の書き方の違い
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会議報告書と会議議事録の書き方の違い
●これだけは知っておきたい「レポート・報告書」の基本と常識 改訂版 これだけは知っておきたいシリーズ(著：株式会社ザ・アール)より
※会議報告書の書き方
「問題点」「改善案」「決定事項」の３つの要素を書く
◎「議題→プロセス→結論」を押さえる
「会議報告書」は、会議の内容と結果をわかりやすく伝えることが一番の目的です。
基本的な進行パターンはある程度決まっています。
議題の提示があって、さまざまな意見が出るというプロセスを経て、結論に到ります。
会議報告書では、この３つの要素をきちんと押さえておくことが肝心
会議報告書のもっともむずかしいところは、たくさん出される意見の取捨選択です。
自分の偏見で内容を変えてしまわないように、 中立的なスタンスで書く意識が必要です。
報告資料として、会議で配付された資料を添付することも忘れないようにしましょう。
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※会議議事録の書き方
議事録は会議の進行そのものを記録する
◎誰の意見かを記録しておく
会議の内容を書面に残すという意味では、会議報告書と「会議議事録」は似た文書です。
その違いは、議事録は会議の進行そのものを記録するという点です。
議事録では「誰の発言なのか」をはっきりさせておくこと が最重要です。
「Ａ氏が出した意見に対して、Ｂさんが賛成意見を出し、Ｃさんが別の提案をした」という、それぞれの意見、流れがわかるようにしておきます。
すべての意見を一字一句落とさずに書いていたら、ただ冗長な文書になってしまいます。
ポイントを押さえながら、うまくまとめることが議事録のコツです。
議事録の基本は発言者をはっきりさせることですが、「賛成者多数」「２〜３の同意見あり」などと巧みにまとめていくことも必要です。
意見が飛び交ってまとめにくい箇所は、書き手が所感としてまとめるという方法も有効です。
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【コメント】
会議報告書と会議議事録の違いを曖昧にしていたところが、正直ありました。
議事録は誰が発言したかを意識する必要があるのですね。
今までもそのように書いていたけれど、あまり意識していなかったです。
注意します。
どちらにしても、長時間の内容をまとめるのは大変です。
会議報告書は要約したり、不要なものはカットできますが、議事録は誰の発言かを意識すると、自ずと長文になります。
完成させるのに時間がかかります。
最近は、録音したものをAIで文字起こしをさせていますが、精度や要約が、まだ発展途上なのは否めないです。
正確に早く書くコツを学びたいです。