2018年07月28日

書類やデータ探しの時間削減術:仕事中、探しものに費やす時間は、約3割といわれています

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仕事中、探しものに費やす時間は、約3割といわれています。
書類やデータ探しに、こんなに時間を奪われているのですね。


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【対策:廃棄編】

・日頃から、整理整頓が大切です。
しかし、そこに時間をかけすぎては意味がありません。


・書類は半年後にその90%が利用されなくなり、1年後に利用されるのはわずか1%です。
(NAREMCO(国際記録管理協議会)調査)


・整理整頓で重要なのは「廃棄」。
紙かデータかに関わらず、総量を増やさないように努力することです。


・毎月、「廃棄日」を決めてみましょう。
1回15分だけ。
処分に迷ったら、一時保管場所へ(翌月迄に使わなければ廃棄)。


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【対策:日常の整理整頓】

●紙の書類:3分類の徹底
 
・3分類とは?

「未処理(含処理中)」・・・現在手がけている書類
「保留(含一時保存)」・・・回答待ちなどの一時的に待ちになっている書類
「保管」・・・処理が完了し、残しておく必要があるもの


・3分類した書類は案件ごとにクリアホルダかファイルに入れ、必ず名前を付けてから保管します。


・3つは混在しないようにします。


・引き出しやロッカーに入れる際は、手前から「未処理」「保留」「保管」という順番厳守。
接触頻度の高い資料ほど身近にし、すぐに確認できるようにします。


・3分類を月に一度廃棄すれば、書類探しは相当減ります。


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●データ(ファイル):ファイル名がポイント


・データ管理で困ったことの上位は、ファイル名に関すること。
保存したのは覚えているけれど、どこにあるかみつけられないのです。


・オススメは、「ファイルの冒頭に日付を入れること」。
理由は、検索結果が日付順に並べることが出来るからです。
ファイル名を忘れても、日付から該当ファイルを推測しやすいです。


・ファイル名は長さを気にせず、必要な情報を網羅した名前を付けるとよいです。


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【自分なりの総論】


昨日、帰宅時間が日付変更線を超えていました。
私は職場と自宅の間が、自転車で10分程度。
家が近いからまだマシですが、通勤時間が1時間超えの人だったら、たまったものではありません。


仕事の時間短縮(残業軽減)を模索しています。
上記の手法は、じわじわと効果が出てきそうですね。


「ファイルの冒頭に日付を入れること」、「ファイル名は長さを気にせず、必要な情報を網羅した名前を付けるとよい」はまさに後から効果がありますね。


私は癖で、ファイル名に日付を入れるのは、ファイル名の後ろにしています。
「例の件20180728.xlsx」というように。
分かっていても、つい長年の癖でそうしています。
まあそれでも、日付を入れているので見つけやすくはあります。
いずれ、ファイル名を自動的にリネームするプログラムで、修正しようとは思っています。


ファイル名は、私もかなり長いです。
検索しやすくするためです。
特に、人名はひと手間かけています。


例えば、「盒郷神検廚箸い人名だった場合は、「盒郷神(高橋真生)・例の件20180728.xlsx」としています。
新潟で「たかはし」という名字の漢字は、「はしごだか」を使った「盒供廚凌佑多い地域です(特に、長岡とか中越地方)。
時間が経つと、その人が「盒供廚「高橋」か記憶がおぼろげになりますから、最初から両方の漢字をファイル名に併記しています。


人の名前をファイル名に使う場合で、さらに複数の人と共有する際は、ふりがな(カタカナ)も記載するルールにしておくと効率が良いですよ。
法律系の仕事の場合、そういうルールを用いている事務所は多いです。
例えば、「タカハシマウ・盒郷神(高橋真生)・例の件20180728.xlsx」。
人名は複雑ですからね。


最近は、外国の人の案件も扱うことが多いので、さらにもう一歩工夫が必要になるかもしれません。
欧米人はまだ良いのですが、アジアで漢字を使う国の場合、日本の漢字では特殊文字扱いになってしまい、通常の環境だと表示できない場合があります。
そういう場合に対処する意味でも、ふりがな(カタカナ)をファイル名に使うのは大切ではないでしょうか。


検索という観点からも、記録は「Evernote(エバーノート)」が重宝しています。
ファイル名どころか、本文すべて(有料会員なら、添付ファイルの中身まで)が検索の対象ですから。


私の仕事はEvernoteのおかげで、各案件に関する整理整頓は助かっています。
ただし、これを最上級に使いこなすには、スキャンスナップ等のスキャナーとスマホのカメラが必須です。
書類を画像として取り込んで、どんどん貼り付けます。
テキスト入力より効率大です。


●すべてを記憶する。アイデアを整理する。スマートに働く。| Evernote
https://evernote.com/intl/jp
(有料のプレミアム会員じゃないと意味がありません)


●スキャナー ScanSnap: iX500 特長_ 富士通
http://scansnap.fujitsu.com/jp/product/ix500/
(値段は高いですが、このフラッグシップ機が、なんだかんだで一番使いやすいです)

Posted by kanzaki at 06:49
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