2025年05月14日
アジェンダが 24 時間前までに共有されていない会議は開催を禁止
●「普通」に見えるあの人がなぜすごい成果をあげるのか １７万人のAI分析でわかった新しい成功法則(著：越川 慎司）より
「この会議は開催する必要があるのか？」と疑うことから始め、やめる会議を決めることが重要です。
一堂に会して椅子に座ることが目的になっているような会議は、とにかく禁止することです。
25 社について９０００時間以上の会議を調査した結果、
「目標を達成して成果が出た会議は、
�〔榲�が明確に決まっていて、
�▲▲献Д鵐世�事前に共有されており、
�Ｉ�要な人が参加している」
という３要素が 揃っている ことが確認できました。
３要素すべてが揃った会議の成功確率は 78％なのに、３要素のどれか１つでも欠ければ、会議の成功確率は 40％以下にまで落ちてしまうこともわかりました。
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成功した会議の特徴と活躍社員の準備方法をもとにして、「アジェンダが 24 時間前までに共有されていない会議は開催を禁止」 というルールを作りました。
これを Ａ 24 Ｂルール（Agenda 24 hours Before the meeting） と名付けて 25 社で行動実験しました。
アジェンダとは、会議で決めるべき項目、検討すべき項目のことですが、それが設定されていない会議を行うということは、目標を決めずに船で乗り出すのと同じです。
時間と体力を浪費するばかりになります。
２カ月試行したところ、参加者の満足度は高くなり、会議時間は８％減りました。
アジェンダで明確にした会議の目的は 75％の確率で達成できていたので、量（時間） を減らして質（成果） を高めることができたのです。
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ある大手流通会社では、アジェンダが決まっていない情報共有のための会議や業務連絡だけの会議が 41％を占めていました。
そこで「開催の 24 時間前までに参加者に議題を送る」というルールを徹底したところ、全体の会議時間は 18％減り、残業も少なくなる変化が起きました。
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【コメント】
私は以前により、会議や打ち合わせの前、アジェンダを相手に送っています。
２４時間は本当にギリギリのリミットかなと。
４８時間前には送っておきたいですね。
私がこれを実践している理由は単純に、「怖いから」。
何も台本もなしに、相手・・・・・特に外部と交渉するなんて怖い。
だったら事前に、自分が聞きたいこと、相手に知ってもらいたいことを伝えた上で、当日に相手から返答をもらうほうが精神的に楽です。
当日になってから質問内容を説明し、それに対して返答をもらい、尚且つ、それを吟味するなんて至難すぎます。
相手だって、あらかじめ知っておけば、社内で検討もしてくれるでしょう。
いろんな意味で、好循環となるのです。