2019年12月08日
ナレムコの法則〜仕事で使う書類の99%は、1年以内に作成されたものしか使っていない
(今日の「新婚さんいらっしゃい」の絵ずらが凄かった)
職場にシュレッダー(書類裁断機)があります。
中に、透明な厚手の専用ビニール袋を入れており、裁断したものがその中に入ります。
そろそろビニール袋を発注しようかと思ったのですが、在庫がいっぱいありました。
前回の発注から結構経ったのにです。
なんだかんだで、事務所内のペーパーレス化が進んでいるのかもしれません。
私自身、Evernoteなどを使って書類は電子化していますから、さほど紙を使いません。
コピーのし損ないの裏紙をメモ用紙には使いますが、それ以外はなるべく紙を使わないようにしています。
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整理収納アドバイザーが、事務所の机の整理術を語っていました。
【ナレムコの法則】
アメリカの国際記録管理協議会(National Records Management Council)によるこんな調査結果があります。
事務員は、書類の作成(取得)から半年後、10%の書類しか見返しません。
1年後、見返すのはたった1%の書類だけです。
「仕事で使う書類の99%は、1年以内に作成されたものしか使っていない」といえます。
これを協議会の名前の頭文字を取って、「ナレムコの法則」といいます。
会社の規程上、保管の義務が無いもので、半年以上を経過した書類は、思い切って捨ててもよいといえます。
処分に困ったものは、「〇年〇月〇日」と保管期限を書いたラベルを貼っておき、期限が経過しても使わなかったら廃棄します。
※
【机の整理術】
事務机(片袖机)の引き出しは大抵、右側に縦3段あるかと思います。
整理のコツは、書類や文房具などは、定めた収納場所を決めておくことです。
作業を終えたら、定位置へ戻します。
(上段)
文房具類。
手前には、よく使うものを置きます。
できれば、文具ごとに仕切ることができるトレーを活用。
(中段)
CDやDVD、充電器、私物を入れます。
(個人的にはちょっとこれには同意できません。私は退社時、ノートパソコンを片付ける場所にしています)
(下段)
処理中・未処理の書類や参考書類を収納します。
(センター引き出し)
何も入れないのが基本。
離席時に卓上のモノを一時的に入れる場所。
退社時は、卓上のモノを片付け、パソコンと電話のみにするのが理想。
事務所の整理は、一度の作業で終わらせず、習慣化することが大切。
朝1日5分、整理する時間をもうけましょう。
気持ちよく仕事をスタートできます。
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大半の書類は、確かに見返すことが少ないですね。
しかし数年後、いきなり必要になったときに困ってしまいます。
処分したのかファイリングしたのか分からない。
ファイリングしても、どこに綴ったのか分からない。
それが怖いので、私は書類をスキャナーでPDFやJPG画像にして、Evernoteで管理しています。
おかげで、書類の検索が超高速になりました。
Evernoteは個人で使うだけではありません。
他の人に仕事を引き継ぐ際、その仕事に関するノートのリンクURLを相手に送ることができます。
そのURLからノートを閲覧・加工ができます。
引き継ぐ際、詳細な引き継ぎマニュアルにもなるのです。
また、電子化したものは物理的に形が無いので、保管に困らないのが便利ですね。
しかし、データの消失は一瞬という恐怖もありますので、バックアップは大切です。
スキャンする元の紙の書類は大抵、「カテゴリー別」に「時系列」で綴っています。
カテゴリーのルール化が悩みどころですよね。
あまり細かくすると、探すときに困ります。
大まかなカテゴリーを時系列で綴るのが、一番簡単だと思います。
※
私自身、なるべく書類を電子化したおかげで、あまり机の中にモノがありません。
まわりの人には、「いつ会社を辞めるのかと、ビクビクする」と言われることがあります。
なるべく自分だけしか使わないものは多くせず、身軽にしておくのは悪いことではありません。
「共有文書」は自分の席には置かないで、みんながすぐに使える場所に置くのも大切。
その際、検索しやすくするのも大切。
ここ最近、地震・台風・大雨・洪水・津波などで、事務所に被害が出る会社が多いです。
大切な書類や情報をどう守るかが問題であります。
サーバー類は、2階に設置するのが良いようです。
今年の大雨・洪水にて、1階や地下にあったサーバー・PCがダメになった会社が多いです。
そういう大きな問題をいきなり解決する手は、すぐには出てきません。
だからせめて、自分の身の回りはモノを減らしつつ、情報はすぐに引き出せるようにしておきたいものです。
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昨日土曜日も、安定の平常出勤。
帰宅後、あれこれしようと思ったのですが、疲れて20時に就寝。
今朝、8時過ぎに起床。
う〜ん、こういう休み前の過ごし方はしたくないですね・・・。