2022年10月31日
終わった仕事はテンプレート化する
●『ライフハック大全―――人生と仕事を変える小さな習慣250』（堀 正岳 著）より
【終わった仕事はテンプレート化する】
ひとまとまりの仕事が終わっても、それでおしまいではありません。
まとまった仕事は、「名前」をつけて、将来それを再利用できるようにしておきましょう。
たとえば「2017.10.10会議資料」といった名前のフォルダに、作った議事録だけではなく、そのときに利用した資料やウェブサイトのリンク、写真やボイスレコーダーのファイルなどすべてを入れて、アーカイブとして封じておきます。
次に似たような仕事がやってきたときには、このフォルダをもとにして作業を開始すれば、時間と手間の節約になるわけです。
※※※
【コメント】
私は上記の内容を「Evernote」でやっていました。
その時にやっていた作業をやりながら、同時並行で時系列にて記録していくのです。
日時、やったことを記入し、その時に使ったデータや作ったファイルを貼り付けていくのです。
こうやることで、途中経過も分かります。
仕事って、途中の過程を記録しておくと後日、いろんな応用が効きやすいです。
現在は、企業の情報漏洩やらなんやら阻止の観点から、Evernoteは使えません。
仕方が無いので、OfficeのWordにて、同様の事を行っています。
Wordの本文は文章だけではなく、ExcelやWord、Pdf、画像なんかを貼り付け可能です。
Evernoteほど融通は効きませんが、それでもまあ時系列で仕事を記録できます。
「仕事のマニュアルを作れ」と言われたことがあるかと思います。
しかし、マニュアルを作るのは面倒です。
理由は、該当する仕事とそのマニュアル作りが分離しているから。
マニュアルというより、行動記録をしていけば良いのです。
作業をしながら、同時に記録していく。
並行作業をすることで、マニュアル内容の抜け漏れを防ぐことができますし、ゴールまでの軌跡が、まるでドキュメンタリーのように記録できます。
こういう記録の方が、再現性が高いです。
他の人への業務引継ぎにも便利です。