神崎のナナメ読み

議事録の「〜について説明した」

●『意外と誰もちゃんと教えてくれないHow to 議事録の書き方 (まえけん体操ブック)』（まえけん体操 著）より

【絶対に書いてはいけない「〜について説明した」】 　

そもそも、議事録の目的はどんな資料を用いて、どう説明して、どこまでを理解していただき、どこが課題であるか、次はどうするかを記録として残すものです。 　
ですので、これらの情報が記載されていないものは議事録ではなく、ただのメモ書きです。

「〜について説明した」は、正にその典型的な誤りであり、断じて議事録では記載してはいけません。 　
これが、本書を通じて最も強く言いたいことといっても過言ではありません 。 　

それくらい、この誤りが世間一般に蔓延しているのです。 　
面倒だとは思いますが、何をどう説明したか、それに対してどう質疑応答がされたかを正確に文章として残すよう にしましょう。

一見、ものすごく大変そうに思われるかと思いますが、説明資料の要点をつなげていくイメージでいると、そう難しくはありません。

※※※

【コメント】

「〜について説明した」は確かに使いますね。
その説明資料を添付することで代替している感じ。

どこまで議事録に書くのかって、その内容にもよりますよね。
システムの対面開発なんて、その会議の中で一進一退、紆余曲折しますから、途中過程を書いてもあまり意味ないし。
最終的にこの結論になったことについて、誰のどんな発言が理由かは必要かもしれません。
案外、その会議に出ていない人からの指示が決定打になることもありますが、政治的な見地からあえて記載しないこともあります。

一般的な議事録は、やはり途中の過程よりも、「検討の結果、どうなったか？」が重要なのかなと。
議事録は、担当者同士の備忘録の側面より、役員への報告の側面の方が強くありませんかね。
一つの会議で決めることの数にもよりますが、やはり結論重視。
途中経過等は、担当者レベルが保管するメモ・資料での記載でいいんじゃないでしょうかね。