2008年10月12日
年収2000万円の手帳術〜初・中・上級別「グン」と差がつく7のコツ【1】
いよいよ今年も三ヶ月を切りました。
書店や雑貨屋等で、来年用の手帳が売り始められました。
(10月はじめの手帳もあるからでしょうが・・・)
手帳にも様々なスタイルがあります。
スタイルは別として、誰しも一冊は手帳をお持ちかと思います。
ただし、有効的に活用できている人は少ないのではないかと思います。
来年こそは失敗しないように・・・否、この残り数ヶ月間からでも、有効的に活用できるようにしてみましょう。
そんな事を書いている私自身が有効的に使えていないかもしれません。
2000年前半からずっと、PDAを使ってスケジュール管理をしていましたが、数ヶ月前にPDAが故障してしまいました。
データそのものは常にパソコンでバックアップをとっていたので大丈夫でした。
とりあえず今は、そのデータをアウトルックへ転用し、パソコン上で活用しています。
事務職ですから、会社の机の上で使用する分には構いませんが、社外へ出た時や、プライベートには使えません。
毎日、アウトルックのデータ(拡張子がpstというファイル)をUSBメモリーへコピーして、自宅のパソコンへ移してはいるものの、やはり不便ですね。
最近は、とりあえず出かける時は、アウトルックの予定表を直近一週間表示したものと、一ヶ月単位で表示したものをプリントアウトして持ち歩いています。
しかし、スマートな使い方じゃありませんね(お金はかかりませんが)。
私が使っていたPDAのOSは、日本製のものが既に壊滅状態。
さりとて、マイクロソフト謹製のポケットPCを買おうとすると、流行のA5ノートパソコンが買えてしまいそうな値段です。
Apple社製の「iPod touch」ならば、27,800円からありますので、とりあえず予定表の持ち運びには使えそうです(メモやToDoが持ち運べないのは痛いですが・・・)。
まあ、使用する媒体はさておき、もっと手帳を有効的に使用する方法をご紹介したいと思います。
参考資料として使うのは、PRESIDENTの最新号です。
今回から何回かにわたって、その記事の中の「初・中・上級別「グン」と差がつく7のコツ」をご紹介します。
手帳術の二大カリスマである渡邉美樹さんと佐々木かをりさんが、それぞれ書いていました。
しかし、渡邉さんの方の内容は、あまりにもチープで具体性に欠けているので、佐々木さんの方だけを参考にしました。
佐々木かをりさんは、イー・ウーマン社長。
ユニカルインターナショナル社長も努めています。
「アクションプランナー」活用の時間術が人気です。
【1】初級編・目標の立て方はどうするか?
佐々木さん曰く、自分のやりたい事をなるべく数値化、具体化してみる事が大切だそうです。
そして、それを達成する日時を決めます。
例えば、「いろいろいな講座に出て刺激を受ける」と言うのは、目標ではありません。
「月に三回講座を受講して、毎回三人の人と会話し名刺交換する」等と、仮でよいので具体化してみます。
「週に一度、スポーツクラブに通う」も具体的ではありません。
「水曜日夜七時から九時までスポーツクラブに通う」等とします。
立てた目標は、点ではなく面で記入します。
多くの人は「水曜日夜七時から九時までスポーツクラブに通う」という目標を立てず、「水曜日夜七時にスポーツクラブに行く」と勘違いして、時刻を点で記入しています。
行動計画には時間の幅がありますから、点では表せません。
何日の、何時から何時にやるのかを明確にしたら、その時間帯を面で書き入れます。
「水曜日夜七時から九時までスポーツクラブに通う」ことを決めたら、手帳の七時から九時の二時間をブロックして、面で時間を確保します。
・神崎のコメント
目標を、点ではなく面で記入するという感覚は、PDAやパソコンのスケジュール帳を活用している人の方が理解しやすいでしょうね。
下記はアウトルックの予定表に書き込んだ場合の例ですが、必然的に面として記入することになります。
私はアウトルック上にて予定を書き込む際、基本的に上記のように、何時から何時までの間に行動する事をおおよその目安として入力しています。
しかし時間の空いた時に、ぱっと処理してしまいたい予定と言うものが、幾つかあるものです。
例えば、4月14日に実施する予定だとは分かっていても、何時から何時に実施するか分からないと言うものです。
そういう時は、無理に時間まで入力しません。
アウトルックの予定入力で言えば、具体的な時間を入れず、「終日」というチェックボックスにチェックしておきます。
そうしますと、その日の予定の上の方に、時間指定していない予定として表示されて分かりやすいです。
そして、その予定が終了したら、その処理を開始した時間へ移動させれば良いのです。
重要なのは、終了した時間も指定しておくことです。
これにより、面で時間を記入することになるからです。
面として予定を入力しておくと、行動日誌としての役割も果たします。
何時から始めて何時に終わったか、その日に自分がやった事を後で読み返す事が出来ます。
最初から時間を指定して入力してあった予定についても、その予定が終了したら、正確な開始時間と終了時間に修正しておきます。
こうやっておきますと、後日、似たような予定を実施する際、どれぐらいの時間を費やす内容なのかを予測するのに便利ですよ。
(続く)
●次回の記事:年収2000万円の手帳術〜初・中・上級別「グン」と差がつく7のコツ【2】
http://kanzaki.sub.jp/archives/001723.html
