2008年10月13日
年収2000万円の手帳術〜初・中・上級別「グン」と差がつく7のコツ【2】
前回の続きです。
●神崎のナナメ読み: 年収2000万円の手帳術〜初・中・上級別「グン」と差がつく7のコツ【1】
http://kanzaki.sub.jp/archives/001722.html
【2】初級編・優先順位のつけ方はどうするか?
佐々木かをりさん(イー・ウーマン社長)曰く、「優先順位というと難しそうですが、私の場合は明確です。アポは早いもの順が基本です」。
理由は、約束を守ることで信頼を得ることが出来、仕事やプライベートを含めた人生全体での満足度が高まるだけではなく、自分自身のパフォーマンスを上げることができるからです。
一般的には、重要度や緊急性で優先順位を決めると言われています。
これから計画を立てるときは勿論その通りですが、一度に複数の依頼を受ける事は少なく、普通は時間差で依頼があるものです。
一度約束したものを断る事を繰り返すと､誰からも信頼を得られなくなります。
また、既に「毎週火曜日と金曜日は午後八時から九時まで英会話学校」のように、時間が指定されている予定がある場合は、最優先でブロックする必要があります。
これは、他の時間帯に動かすことが困難だからです。
ですので、その時間帯を年末分まで書き入れておきます。
また、他人と共有する時間は、相手の予定を確認して優先的に確保するようにします。
・神崎のコメント
毎週同じ時間帯に同じ事を繰り返す予定の場合、アウトルック等のパソコン用ソフトやPDAのスケジュール帳を活用した方が便利です。
理由は、一度入力して、繰り返しの周期(日、週、月、年)を設定してしまえば、今後の予定に永遠に反映させる事ができます。
紙の手帳は便利です。
これだけデジタル化が進んだ中でも、こうして存在しているのですから、そのパフォーマンスの良さは誰もが認めるところです。
ただし、毎回、同じ事を同じ周期で繰り返す予定については、新しい手帳を購入した際、転記する手間があります。
私はこれが嫌で、紙の手帳を殆ど使っていません。
また、予定を書き込んだ後、修正があった場合の書き直しが手間です。
特に繰り返し行うものを佐々木さんのように年末まで書き込んでいた場合は大変。
デジタル化したものの場合、一番恩恵を受ける部分は「検索」です。
キーワードになる事場を入力すれば、該当候補が瞬時に表示されます。
かなり先(かなり昔)の予定の確認・修正をする際、この検索が便利なんですよねえ。
「アポは早いもの順が基本」も納得できるところ。
アポに限らず、自分自身だけの複数の業務をこなす場合も同じだと思います。
各書類を一通り眺めて優先順位をつけ、実際に業務をこなす際、再びその書類を見直すのは合理的ではないと思うことがあります。
それならば、一度その書類を見た時に、さっさと片付けてしまうのです。
つまり、来た仕事を片っ端から処理していくのです。
優先順位が本当に必要なものは案外少ないものです。
それより、細々した業務が少しずつ増えていく中、自分が勝手に優先順位が高いと思ってやっている業務をこなすのは、集中が出来なくて効率が悪いものです。
「優先順位」と言う概念を見直す必要があるのかも。
【3】中級編・仮の予定はどうするか?
佐々木さん曰く、仮の予定を大きく三つに分けます。
(1)自分との約束
(2)他人との約束の決定途中
(3)時間が決まっていない細かなタスク
(1)の自分との約束の場合、手帳に書かない人が多いとか。
しかしそれでは、単なるアポ帳です。
アポならば、携帯電話のカレンダー機能で十分。
手帳を使う意味がありません。
自分の行動の流れを見えるようにして、自分自身の満足度を上げるためにも、一週間を30分ずつの単位で一日の流れが分かるようにするべき。
そのようにしておく事で、例えば「水曜日までに企画書を書く時間を二時間とろう」と言う場合、月曜から水曜のどの日でもいいから、30分×4ブロックが連続しているところを見つけて、そこを押さえてしまいます。
手帳を人生の脚本と考えるならば、主役である自分の行動が書かれている事が大切です。
自分との約束だからと、おろそかにせず、どこか具体的な4ブロックを確保するのです。
もし、何かの予定が入れば、その4ブロックを移動させればよい。
しかし、一度も書き込まないでいると、やるべき行動すら忘れてしまいます。
(2)他人との約束の決定途中ですが、例えば、複数人との会議を設定している最中、三箇所の時間帯で仮アポの依頼があるとします。
その場合は、先方に「あいている」と告げた時間帯すべてを鉛筆でブロックし、仮押さえしておきます。
うっかり忘れて別の予定を入れてしまう事をさける為です。
(3)時間が決まっていない細かなタスクですが、やるべき事をリストにして手帳の別ページや備考欄に書く人もいますが、佐々木さんはそれを勧めません。
時間軸のない欄は、脚本(行動計画)の外だからです。
脚本外に書いても、結局行動に移すコミットメント(約束、義務、責務、債務、かかわりあい)がありません。
だから、やりたいこと、やるべき事を時間軸の内側・・・つまり30分刻みのブロックの中に書きます。
別ページにリストをつくるより圧倒的に達成率が上がります。
・神崎のコメント
「自分との約束」を手帳に書くことには賛成です。
実際、私もそうしています。
アポ等については、手帳(私はアウトルックですが)の他に、携帯電話のスケジュール帳にも登録しておきます。
携帯電話の場合、その時間に鳴ると、アラーム(社内にいる時はバイブレーター)で強制的に教えてくれるからです。
そのアラームが鳴る時間も、本当の予定の30分前にしておきます。
会社の敷地が広いため、その実際の時間にアラームが鳴った際、別の場所で作業をしている事があります。
その作業を済ませて自分の机へ戻るのに時間がかかる事があるからです。。
また、本当に緊急な用事で慌てて社外へ出た際も、予定30分前に気づけば、それから30分以内に戻ればO.K。
無理ならば、その携帯電話で相手へ連絡します(アポの時間になってから連絡するより、まだマシです)。
一つのアイテムで予定を全て管理するより、メインとサブの併用が効果的だと思います。
メインとサブが自動連携できるようにするのが一番なんですけれどね。
その役割がPDAなのですが、値段が高いのがネックです。
携帯電話のスケジュール帳が、もっとアウトルックと親和性の高いものになればいいのですが・・・(スマートフォンはまだ発展途上だし)。
時間が決まっていない細かなタスクを予定表に書き込むのは、確かに悪い事ではありません。
しかし、長期に渡る内容だったり、日時を特定するべきものではない場合はどうなんだろう。
アウトルックでいう所の「仕事」や、PDA等でいう所の「ToDo」の方が便利な時もあります。
手帳をデジタル化している場合、予定とToDoを一つの画面に一覧表示できるものもありますし、連携できるものもあります。
メインとサブの話しにも通ずるところですが、何も全てを一つに押し込めなくてもいいと思うのですよねえ。
あんまり無理をしていると、そのうち手帳を便利なものから煩わしいものと感じるようになってしまい、ただのアポ帳になりさがってしまうのが怖いと思います。
(続く)
●次回の記事: 年収2000万円の手帳術〜初・中・上級別「グン」と差がつく7のコツ【3】
http://kanzaki.sub.jp/archives/001724.html
