2011年04月09日
神崎のスケジュール管理〜アウトルック、Dropbox、グーグルカレンダー、iPhone4、コクヨのノート、カレンダーのPDFを印刷したもの
(お知らせ)
福島在住の仲間の元へ、軟水のペットボトルを大量に送りました。
西日本の業者へ依頼し、一週間かけてようやく到着。
こんな事ぐらいしか出来ませんが、遠くの地より応援しています。
福島県では「飼い主から依頼のあったペット」「迷子で保健所に収容されたペット」の一時預かりをしているそうです。
福島から新潟等へ避難される方には助かるのではないでしょうか。
連絡先は「０２４−５２１−７２４５」(県庁)まで。
義捐金という形で被災地を応援している方も多いかと思います。
私としましては、親を失った子供達が進学できるように使われて欲しいと思います。
そういった形で支援されたい場合は、「あしなが育英会」へ協力してはいかかでしょうか。
●あしなが育英会
http://www.ashinaga.org/
中にはイデオロギーの違いから毛嫌いする人もいるでしょう。
しかし実際問題、親がいないために進学できない子供達を救える数少ない機関だと思います。
私も、ここから奨学金を借りて大学へ通いました(ここと、もう一つ別の奨学金も借りました)。
仕送りなしでしたので、生活費はバイトで稼ぎました。
授業料などは奨学金を使いました。
16年かけて、ちゃんと返しました。
振り返るに、大学へ行けて本当に良かったと思います。
返すのは大変でしたが、ちゃんと返せるだけの社会人にはなれましたもの。
※※※
(本題)
学生の皆さんも、社会人の皆さんも、スケジュール帳を活用されていると思います。
ビジネス雑誌で、必ず年に一回は特集を組まれる題材でもありますよね。
最近は、紙の手帳とiPhone等のスマートフォンの組み合わせも増えてきました。
スマートフォンを経由して、グーグルカレンダー等のウェブサービスを併用している人もいることでしょう。
私がスケジュール管理に使っているものは、以下のとおりです。
(1)仕事:パソコン＋アウトルック＋Dropbox
(2)プライベート:グーグルカレンダー、グーグルのToDoリスト
(3)外出先:(1)と(2)をiPhone上で操作
(4)その他:コクヨのキャンパスノート(A4サイズ)＋カレンダーPDFを印刷したもの
順を追って紹介したいと思います。
※
(1)仕事:パソコン＋アウトルック＋Dropbox
会社ではノートパソコンを使っています。
スケジュール管理はベタですが、アウトルック(Outlook)を使っています。
●Microsoft Outlook - Microsoft Office
http://office.microsoft.com/ja-jp/outlook/
メールは、アウトルックエクスプレス(Outlook Express)を使うルールになっています。
アウトルックでは、予定表・連絡先管理・仕事管理・メモ等の機能をオフラインで使っています。
未だに、アウトルック2003という古いバージョンです。
古いですが、既にこの時点で完成の域に達しています。
入力してある予定表を見ましたところ、最も古いデータは2002年でした。
約9年分のデータが詰まっています。
実は、2000年前半は、アウトルックを使っていませんでした。
Palm（パーム）と呼ばれるPDAを使っていました。
●Palm - Wikipedia
http://ja.wikipedia.org/wiki/Palm
Palm本体と、そのデータと同期できるパソコン上の管理ソフトを使っていたのです。
日本ではマイナーな存在でしたが、非常に完成度の高いシステムでした。
普及がなかなか進まず、いつしか日本国内での販売がされなくなりました。
ユーザーとしては残念ですが、進化が止まったものをいつまでも使っているわけにはいきません。
今まで使っていたデータを全て、アウトルックへ移しました(全データを移行できるアプリケーションがあって助かりました)。
アウトルックは今も現行のアプリケーションですし、非常に無難です。
思い切って移行して良かったと思います。
今現在も、会社のパソコンで使用しています。
会社のパソコンで使用している為、自宅で閲覧が出来ません。
出先でデータの利用も出来ません。
当初、この点について非常に悩みました。
そこで、会社のアウトルックに入っているデータを自宅のアウトルックで閲覧する方法を考えました。
会社のパソコンに入っているアウトルックのデータは、「個人用フォルダ.pst」とか「Outlook.pst」という一つのファイルにまとまっています。
環境によって、このファイルのある場所は違います。
ちなみに私の場合は、下記の場所にありました。
C:\Documents and Settings\<ユーザー名>\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook
●(参考)Outlook データ ファイルを別の場所に移動する - Outlook - Microsoft Office
http://office.microsoft.com/ja-jp/outlook-help/HA001112480.aspx
当初は、この「個人用フォルダ.pst」をUSBメモリへコピーして持ち帰っていました。
それを自宅のアウトルックへコピーします。
これで、会社のアウトルックと自宅のアウトルックは、全く同じデータになる訳です。
「同期」ではなく、ただの「コピー」。
自宅では、会社のアウトルックのデータを閲覧するのみですから、私はこれで困っていません。
データの同期を何かしらのアプリケーションで行うことも考えましたが、同期の失敗によるデータの消失の方が怖いので、これでよしとしています。
毎日、何回もクリックして、「個人用フォルダ.pst」のある場所までたどり着くのは面倒。
USBメモリでデータを持ち運びのも面倒。
そこで、「Dropbox(ドロップボックス)」というオンラインサービスを利用することにしました。
Dropbox自体は以前より、とても便利なので使用していました。
●Dropbox - Online backup, file sync, and sharing made easy.
http://www.dropbox.com/
・DropBoxマニア ドロップボックスはここがすごい！
http://www.getdropbox.jp/
・Dropboxのセットアップと使い方 - ITmedia Biz.ID
http://bizmakoto.jp/bizid/articles/0809/12/news103.html
・Dropbox徹底解剖 - 一度使ったら手放せなくなる! オンラインストレージサービスの本命 | Web担当者Forum
http://web-tan.forum.impressrd.jp/e/2008/11/13/4371
Dropboxは、インターネット上に自分のデータを置いておける有名なサービスです。
2ギガ迄ならば無料で使えますから、是非トライしてみてください。
データのバックアップ以外にも重宝しています。
会社のパソコン、自宅のパソコンの間をUSBメモリを使わず、Dropboxを使ってアウトルックのデータを移動させるのです。
何度もフォルダをクリックしてアウトルックの「個人用フォルダ.pst」へたどり着くのは面倒です。
自動的に、オンライン上に「個人用フォルダ.pst」へアップすることにしました。
私は「Backup」というフリーウェアを使用しています。
●Sota's Web Page (Backup)
http://www2.biglobe.ne.jp/~sota/backup.html
このアプリを使って、会社のパソコン内にある「個人用フォルダ.pst」を自動的にオンライン上にあるDropboxのフォルダへコピーします。
(正確に書くと、バックアップソフトでコピーした「個人用フォルダ.pst」をパソコン内のフォルダ「マイドキュメント」-「Dropbox」というフォルダへコピー。後は自動的にアプリが、オンライン上のデータと同期)
自宅へ戻ったら、自宅のパソコンを起動。
オンラインへ繋がると、自動的にオンライン上にあるDropbox内のデータとパソコン内のDropboxのデータを同期してくれます。
あらかじめデスクトップ画面に、アウトルックの「個人用フォルダ.pst」のあるフォルダを簡単に開けるようにショートカットを作っておき、それを開いて、そこへDropboxの「個人用フォルダ.pst」をコピーしてあげるのです。
これで、会社のアウトルックのデータを閲覧・利用が出来ます。
自宅でアウトルックに新しいデータを入力した場合は、上記とは逆の手順で会社のアウトルックへコピーしてあげれば良いのです。
ただし、私は自宅のアウトルックは、閲覧にしか使っていません。
※
(2)プライベート:グーグルカレンダー、グーグルのToDoリスト
上記(1)のとおり、会社でのスケジュール管理は、会社のパソコンに入っているアウトルックで行っています。
プライベートなスケジュール等は、グーグルのウェブサービス「Google カレンダー」を使用しています。
●Google カレンダーの使い方ガイド
http://www.google.com/intl/ja/googlecalendar/tour.html
Gmailのアカウントを持っている人ならば、このオンライン上の予定表をメインやサブで使っているかと思います。
それほど多機能ではありませんが、無料で気軽に使えます。
ユーザー数も多いので、分からないことがあればネットで簡単に調べることが出来ます。
この予定表の良いところは、予定を入力しておきますと、その予定の時間直前にメールでその予定を教えてくれることです(何分前にメールで教えてくれるかは任意で設定可能)。
メールの送信先は、自分の携帯電話等にも設定可能です。
予定って、うっかり忘れてしまうことがあります。
そんな時、メールで予定をお知らせしてくれれば、そういったミスもありません。
また、当日の早朝、その日一日の全ての予定をメールで教えてくれるのもありがたいです。
メールで教えてくれる事で一番助かっているのは、薬を飲むことを忘れないことです。
毎日、決まった時間に薬を飲むのって、毎日であるがゆえに忘れる事もありますからね。
ToDo(やらなければいけないこと、忘れてはいけないことなどを一覧化したリスト)も、グーグルのサービス上で管理しています。
仕事のToDoは、非常に細かく管理するため、アウトルック上で行っています。
しかし、プライベート上のToDoというのは、単なる備忘録的な扱いが多いものです。
「○○を買うこと」みたいなお買い物リスト化している人も多いのでは?
グーグルのToDoは、Gmailの画面上で行います。
物凄くシンプル過ぎて、仕事では正直使えません。
しかしプライベートならば、十分事足ります。
※
(3)外出先:(1)と(2)をiPhone上で操作
上記と(1)と(2)のデータは、私が所有しているiPhone4上でも閲覧、操作が可能です。
会社のアウトルックのデータは、自宅のパソコン上にあるアウトルックへコピーしていると書きました。
自宅のパソコンとiPhoneはデータの同期が出来ます。
その際、iPhone内のカレンダーとパソコン内のアウトルックを同期できるのです。
これによって、iPhone上でもアウトルックの予定表を閲覧できます。
グーグルカレンダー、グーグルのToDoリストは、iPhoneから直接アクセス可能です。
iPhone上で閲覧・編集する為のシンプルな画面も用意されています。
ただし、iPhone用のシンプルな画面で表示させたグーグルカレンダーは、限定的な操作しかできません。
まあ大抵の事は出来るのですが、iPhone上で予定を入力しても、予定時間の少し前にメールでお知らせするようには登録できないのです。
これには困りました。
わざわざ後で、パソコン上からお知らせできるように修正しています。
これだけは改良して欲しいものです。
私は仕事とプライベートの予定表を二つに分けて使っています。
一つの予定表の中で、両方を扱えれば一番便利なのですが、今のところ、それを完璧に満たすものが残念ながらありません。
※
(4)その他:コクヨのキャンパスノート(A4サイズ)＋カレンダーPDFを印刷したもの
これまで書きましたとおり、スケジュール管理等は全てデータ化して電子機器上で取り扱っています。
電子化したメリットは、データのバックアップや検索が容易なことです。
それに私は字が汚いので、手書きの場合は後で読み返しても、何が書いてあるのか自分ですら分からないことがありますorz
そうはいっても、手書きのスケジュール帳も必要ですよね?
これだけ電子化が進んだ世の中でも、手書きのスケジュール帳が廃れることはありません。
やはり、手書きでササッと書けるメリットもありますから。
私の場合、手書きの手帳はサブ的扱い。
いろいろと紙の手帳を試してみましたが、どれも今ひとつでした。
最終的に落ち着いたのが、普通の紙のノートでした。
●キャンパスノートシリーズ｜文具紹介｜コクヨS&T
http://www.kokuyo-st.co.jp/stationery/campus/
別に、コクヨのノートでなくても構いません。
A4版で、罫線が引かれてあれば何でも良いのです。
ひたすらメモをするだけですから。
一応、自分の中で書くルールがあります。
メモをする際には、日時を書いておきます。
後は最初のページから時系列で書くだけ。
時には、プリンターで出力したデータも貼り付けて、スクラップブック代わりにもしています。
※
ちょっと余談ですが、新聞のスクラップってしてますか?
私は、iPhoneのカメラを使って、気になる新聞記事や雑誌の記事をひたすら撮影しています。
いつも持ち歩いているiPhoneで撮影しておけば、撮影・閲覧も容易です。
その撮影した写真をメールに添付して、必要なところへ送信することもできますしね。
仕事上、長期に渡る大きなプロジェクトの場合、A4ノートに日々行った仕事をメモしたり、必要な資料を貼り付けて、そのプロジェクト専用に一冊〜複数冊にまとめています。
メールの文章、エクセル・ワードで作ったデータ等もどんどん貼り付けます。
メモする際は、必ず日時も記入。
こうすることで、数年後にも、仕事の経緯を理解することが出来ます。
備忘録にもなりますし、仕事の引継ぎの際にも便利です。
デジタル時代ではありますが、仕事では、こういった部分は無理してデジタル化せずにアナログで行っています。
※
こんな風に、A4版ノートを使用しています。
これだけだと、ちょっと困ることもあります。
カレンダーが無いからです。
最近は、最初の数ページがカレンダーになっているものもあるそうですが、特殊なものは値段も高いし、入手しにくい。
私は、月間カレンダーや年間カレンダーのPDFデータを紙に印刷しています。
それを透明なクリアファイルに入れ、ノートに挟んでいます。
●シンプルな2011(2012)年カレンダーPDF無料ダウンロード | ウェブスタジオ アラクネ
http://www.arachne.jp/calendar/
上記のサイトに、非常に使い勝手の良いカレンダーのPDFデータがあります。
予定の書き込みもしやすいです。
私は、A4版の用紙に、縦に二ヶ月分の月間カレンダーを印刷して使用しています。
(上記が、使用しているノートとカレンダー。このノートはコクヨじゃないですけれど・・・)
やはり紙に印刷されてあるカレンダーがありますと、計画を立てる時とか何かと便利ですよね。
※
以上が、神崎のスケジュール管理の仕方でした。
Posted by kanzaki at 2011年04月09日 23:40