神崎のナナメ読み

相手にアポイントメントをとる際に気を付けたい事

仕事をしていますと、何かと打ち合わせがあります。
その際、相手様にアポイントメントをとることが必要になりますよね。

今回は、アポをとる際に気を付けなければいけない事をご紹介します(NIKKEIプラス1より)。

※

相手に伝えなければいけない事は以下のとおりです。

(1)大前提として「何のため」なのかを伝えましょう

特に、新規の内容や、初めて会う相手様には気を付けたいものです。
事前に「テーマと趣旨」をメールや書面などで伝えておくべきでしょう。
全体像を掴んでもらう為です。

当たり前のように思われるかもしれません。
しかし、「お時間を頂戴したい」と言うばかりで、いったい何の打ち合わせなのか分からないような連絡をしてくる人が結構います。
これだと、返事のしようがありません。

(2)「日程」と「所要時間」を明確にしましょう

アポをスムーズに決めるには「日程」と「所要時間」を自分なりに見当をつけてから、相手へたずねましょう。
「日程」とは、仕事の進行上、いつ頃がいいのかという事。
「所要時間」とは、会ってどの程度の時間が必要なのかという事。

アポを取る際は、例えば以下のように相手へ伝えます。

「恐れ入りますが、来月中旬ぐらいまでで結構です。
2時間ほどお時間をいただけませんでしょうか」

「急で申しわけございません。
できれば来週いっぱいのどこかで、1時間ほどお願いできれば助かります」

上記は勿論、(1)で書いたように「テーマと趣旨」を伝えているのが大前提ですよ。

「来月中旬ぐらいまで」「来週いっぱい」と伝えているのは、仕事には常に期限がつきものだからです。
かえって、「○○までに」と目安を相手へオープンに示した方が先方も決めやすく、親切です。

※

特にアポを電話で行う際は、上記の項目は抑えておくべきですよね。
なにせ、耳と口だけでお互いにやりとりする訳ですから。

(1)は、相手へ「地図」を渡すようなものです。
これからの長い航路を迷わず進むための道しるべ。
全体の趣旨を理解してもらい、話しを聞いて貰える体制を作っていただくのです。

(2)は、相手にスケジュールを空けてもらうための判断材料ですね。
こちら側が、どうしても譲れない部分を温和に相手へ伝えるチャンスでもあります。

相手にこちらの伝えたい事をきちんと理解してもらうには、どうすれば良いか。
自分が相手の立場ならば、何を提示してもらいたいか。
日頃、そういう事を考えながら行っていると、自然と身につくものではないかと思います。

※※※

【ジョギング履歴】

ランタイム: 1:02:14
停止時間: 1:46
距離: 10.09 km
平均: 6:10 /km
最高ペース: 4:45 /km
登り: 54 メートル
降り: 39 メートル
カロリー: 565

土曜日の朝は、Sさん達と自転車で新潟島一周です。
走る、自転車を漕ぐ・・・ここに「泳ぐ」を追加したら、トライアスロンが出来ちゃいますね。
けれど、インドア派のヲタである私には無理っす。