神崎のナナメ読み

業務の引継ぎ〜その業務の根幹・理屈をブラックボックス化したものは、引き継ぐのが大変です

以前、自分がやっていた仕事を再びやるようになりました。
引き継いで相手に渡したものが、再び自分のところに戻ってきたのです。

しばらくやっていなかったので、やはり思い出すのが大変です。
引継ぎは無かったので、手探りでやっている状態です。

以前、私が書いたマニュアルが残っています。
手書きのマニュアルをPDF化したものですが、紙と違って劣化しないし、サーバーにそのまま残っていました。
それがあるので、作業の漏れはある程度防ぐことは出来そうです。

毎月やっていた定例的な業務の予定は、OUTLOOKに書き込んだまま消さずに残してあります。
これも助かりました。
「毎月何日に、なにをやるのか」というルーティーンをひとつひとつ思い出すのは大変ですからね。

業務のやり方が少し変わっていたようなので、その差分を調べるのは難しいです。
仕事の根幹・理屈は分かっているので、まあなんとか手探りでやっています。

他の部署でも、他の人に引き継いだ業務を再び自分でやるようになり、苦労していると聞きました。
どこでもあるのですね。

※

やり方は少し変わっても、理屈・理論の部分は同じ。
そこを理解しているかどうかで、苦労の度合いは変わってきますね。

最近、RPAを業務に盛り込み始めています。
機械に仕事を教え込み、自動化するものです。

RPAって、一度機械に教え込んで、はいおしまい・・・というわけにはいきません。
なんだかんだで、少しずつ手を加えて改良・修正が必要です。

だから、根幹の理屈の部分は、人間が理解していないといけません。

理屈の部分をブラックボックスにしてしまうと、その機械化の作業をした人が退職した場合、誰も手を加えられなくなってしまうという危険性があります。
素人が作ったエクセルのマクロとかは、その代表格です。

理屈の部分は、誰かの頭の中にとどめておかず、必ずアウトプットして文章化・図形化しておかないといけないですよね。