2023年04月24日
優先度Ａの仕事だらけ、という日の対処方法
●『ビジネスパーソンのための「秘書力」養成講座』（井出元子 著）より
自分で立てたスケジュール通りに仕事が進む日はまずありません。
限られた時間で割り込み仕事をこなしていくためには、優先順位付けがポイントとなります。
私は、業務終了時に、翌日の仕事の段取りを組んでから退社します。
翌日の業務の中で、時間が決まっているもの、その日が締切になっているなど翌日中に必ず対応しなければならないものについて、その作業時間をスケジュールの中で確保します。
そうして、翌日の業務においての、優先度Ａランクを明確にしておくのです。
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時間が決まっていないもの、その日中でなくてもよいものなど、調整の可能な仕事を、空き時間に組んでいきます。
これらが優先度Ｂランクです。
翌日の優先度ＡとＢのボリュームをあらかじめ確認しておくことで、割り込み仕事に対応できるキャパシティが把握できます。
帰宅する電車の中で、段取りを考えたり、派生する案件を想定しておく時間もとれます。
また、取り掛かる順番を決めておくと、当日何から着手するか、次に何をするかを考える時間が省けます。
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翌日、割り込み仕事が入ってきたら、その内容と期限を確認し、それによって優先度を決めていきます。
優先度Ａに追加されるものは、当日のスケジュールの中に組み入れていきます。
優先度Ｂのものは、それを行なう日を決め、手帳のその日のＴＯＤＯに書き込んでしまいます。
また、三分以内にできることは、優先順位など考えず、依頼されたらすぐにやってしまいます。
いつやろうかと考えているより、すぐに対応した方が速いからです。
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優先度Ａの仕事だらけ、という日もあります。
そんな日は朝一番で、Ａ４サイズの用紙を縦に使って、優先度Ａの中でもさらに締切時間が近いものから順にすべて書き出していきます。
いったん紙に書き出すことで、対応すべき全体量が把握でき、何からやろうかと順番を考える必要がなくなります。
頭の中が整理され、あとはやるだけという切り替えもできます。
書き出したら、後は上から順にひたすら対応していき、終わったものを消し込み線で消していきます。
途中で優先順位を考える必要がないので、仕事が止まらず、案件が次々と片付きます。
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【コメント】
優先順位を考え、どれから仕事に取り掛かるか。
残業を少なくするためにも、これは有効な考え方です。
やることをひとまず、紙などにバーっと書き出してみるのも良い手です。
私の場合、紙一枚にすべてを書き出すのではなく、一つのタスクごとに紙一枚に書き出します。
紙はもちろん、裏紙を有効利用します。
書く内容は一行とか、単語だけとかで構わない。
紙一枚ごとだと、あとで補足メモも書くことができます。
自分だけで間に合わない案件は、それをコピーして部下に指示することもできます。
やり方は様々ですが、頭の中だけで考えず、アウトプットすることが秘訣なようです。