2025年04月15日
「５Ｗ３Ｈ」を意識する
●これだけは知っておきたい「レポート・報告書」の基本と常識 改訂版 これだけは知っておきたいシリーズ(著：株式会社ザ・アール)
レポート・報告書の内容は「５Ｗ３Ｈ」を基本とします。
When？ …… いつ？
Who？ …… 誰が？
Where？ …… どこで？
What？ …… 何を？
Why？ …… なぜ？
How to？ …… どのように？
How much？ …… いくらで？
How many？ …… いくつ？
これらの要素がモレなく書いてあれば、相手はたいていの状況は理解できるはずです。
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レポート・報告書は、相手のために作成するものです。
「相手にわかるように書く」を具体化するために、「５Ｗ３Ｈ」を意識し、書き終えたあとも「５Ｗ３Ｈ」が盛り込まれた文書になっているかを確認しましょう。
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「５Ｗ３Ｈ」は、外回りなどの業務中にメモをとるときにも重宝します。
必要事項を漏れなく記録できるだけでなく、「５Ｗ３Ｈ」を押さえたメモをとっておけば、日報や週報などに記入する際にも役立つので、結果としてレポート・報告書作成の時間を短縮することができます。
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【コメント】
確かに、5W3Hを抑えた内容で記録・報告をすれば、大抵は問題ありません。
慌てていると、どれかがヌケモレしやすくなるので、頭の中に定着しておくと良いですね。
私は上記に加えて「いつまでに(締め切り)」が大切なのかなと思います。
上記の「When？ …… いつ？」に含まれているのかもしれませんが。
「いつまでに」は英語で「by when」や「until when」、「till when」などと言うのでしょうか。
むしろ、これを意識しない限り、物事は動きませんよね。
些末な言い回しに時間を費やすことをせず、必要なものを的確に書いていきましょう。