神崎のナナメ読み

「雨が降っている」なら「雨が降っている」と書く

●これだけは知っておきたい「レポート・報告書」の基本と常識 改訂版 これだけは知っておきたいシリーズ(著：株式会社ザ・アール）より

※仕事で報告書などを書くコツが紹介されている本

第一のポイントは「正確さ」です。 　
誤字・脱字がないこと、データや数字が正確であることはビジネス文書の大前提です。

ちょっとした言い回しについて何度も修正している人を見かけることがありますが、そんな作業に時間を使うよりも、数字をチェックするほうがよほど重要です。

レポート・報告書では、 どれだけ具体性があるかも問われます。 　
具体的なデータ、数字を盛り込まず、「多くのニーズが……」「かなりのコストダウンが……」「けっこうな日数が……」「速やかに改善を……」という表現ばかりでは説得力に欠けます。

事実をしっかり伝えることが重要です。 　

作成したレポート・報告書を見直すときには、 より具体的にできる箇所はないかを意識する ことが大切です。

どうすれば正しく伝えることができるのでしょうか。 　

次の２つを意識します。

「相手を読む気にさせること」
「どんな相手に対しても同じ内容が伝わること」 　

この２つを成り立たせるうえで、一番やってはいけないのが“まわりくどい表現”です。 　
まわりくどい表現をすると、読む気を失わせるばかりか、読み手によって理解度や解釈にばらつきが出てくる危険性があります。 　

表現は徹底的に簡潔にする。
この意識が非常に大切です。

※※※※※

【コメント】

あ〜、まわりくどい文書を書く人はいますねえ。

口頭でもそうですが、結局なにがいいたいのかよくわかりません。
結論は何？

その結論を書くのに、そんなに文章量を多くする必要はあるのかなと疑問に思います。

なんで、「雨が降っている」ことを「雨が降っている」と書けないのでしょう。

小説ならば、多彩な表現も良いのですが、仕事で文学的比喩を使うぐらいなら、数字で表現してほしいです。