2025年04月17日
レポート・報告書「一枚主義」
●これだけは知っておきたい「レポート・報告書」の基本と常識 改訂版 これだけは知っておきたいシリーズ(著：株式会社ザ・アール)
レポート・報告書でもっとも大切なのは、「伝えるべき内容を正しく相手に伝えること」。
そのために、「一枚主義」をおすすめします。
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文書を１枚だけで完結させ、全容を相手に伝えるなら、それがもっともよいレポート・報告書です。
実際には、参考資料を添付するなど、それぞれの状況に即した対応が必要なケースも多いのですが、基本は１枚で完結させるよう努力してみましょう。
１枚の文書では貧相に感じるかもしれません。
しかしレポートも報告書も分量を競うものではありません。
レポート・報告書は、知らせなくてはならないことを相手に確実に伝えるために作成します。
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一枚主義には、読み手にとってもメリットがあります。
全体に目を通しやすくなり、そのレポート・報告書が何を主張しているのか、どこを強調しようとしているのかを容易に感じ取ることができるはずです。
一枚主義でレポート・報告書を作成しようとすれば、「本当に大事な情報は何か？」「無駄を省くにはどこを削ればいいか？」といった意識が高まってきます。
自然と簡潔な表現を用いるようになります。
さっと眺めただけで言いたいことがつかめれば、提出する相手にもきっちりと伝わる こと間違いなしです。
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一枚主義で、ひと目でわかるレポート・報告書をめざすなら、箇条書きを駆使します。
冒頭にテーマや標題が書いてあり、その下に内容が箇条書きで列挙されていれば、じつにわかりやすい報告書になります。
レポートの内容によっては、ある程度の文章量で状況を解説するケースもあるでしょう。
そのときに意識したいのが、「段落分け」です。
一番の目的は、 読み手がよりわかりやすくなるように、意味の切れ目をつける ことです。 “意味の切れ目”がポイントです。
第一段落は、現状について述べる。
第二段落は、それに付随する問題点を挙げる。
第三段落は、改善案について説明する。
第四段落は、結論を述べる。
このように意味の切れ目をはっきりさせれば、それぞれの段落で述べるべき内容・情報が明確になります。
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必ず、段落の意味分けをしてから、文章作成に入ってください。
ちなみに１つの段落の分量は、一般に４〜５行程度が望ましいとされています。
文字数で言えば、150〜250字といったところでしょう。
「伝わる」という点では、場合によっては、 内容以上にレイアウトが決め手になる こともあります。
一枚主義についての説明でも述べましたが、文書を作成するときには、「読ませる」ではなく、「見せる」という意識が必要です。
レイアウトは結論を目立たせるのが効果的です。
結論が正しく伝わっていれば、その文書の役割は９割がた達成したも同然 です。
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【コメント】
私も基本的に一枚主義です。
だらだらと回りくどい書類が好きではありません。
トヨタは、A3用紙一枚主義ですよね。
なんでも報告書類は、一枚に完結させます。
役員・経営者が一番注目するところは、「お金(費用・経費)」と「期日」です。
専門的な技術云々は、我々に任せています。
誰が読むのかを意識しましょう。