神崎のナナメ読み

会社も大掃除

私は家の掃除が大好きです。
不要になったモノをどんどん捨てていく快感がたまりません。
最近じゃ、不要なモノを買う事自体が減った為、大した大掃除も出来ずに残念な限り。
だからという訳じゃありませんが、今度は会社の自分のデスク及び書棚の整理を始めました。
普通ならば、シャツにネクタイで出勤するのですが、今日は作業着で会社へ来ました。
ここ数日、少しずつ整理していたのですが、その作業をする度に汗はかくわ、服は汚れるわで大変でしたので、最初から作業着に着替えてきた訳です。
朝、一通り書類整理をした後、掃除を開始しました。
まずは机の中の整理。
右上の１番上の引出しは、ペン等の文房具が入っているのですが、そりゃもう文房具のジャングル。
必要なものを取り出すのも、まるで、くじ引きの箱の中から当たりのチケットを探しまわるかの如く、ガチャガチャと手を動かさないといけない有様でした。
よくよく考えてみますと、毎日使う文房具って必要最小限だけあればいいんですよね。
ここまで増えた理由は、整理整頓していないからなかなか見つからず、新しいものを手に入れては引出しへ、何かの景品・試供品をもらえば使わずに引出しへの繰り返し。
自分が使う必要最小限を残して、一気に処分しました。
残った文房具を丁寧に整頓。
ペンなんて、みんな同じ方向を向けて並べてしまいました。
引き出しを開けて、上から一発でどこに何があるかが分かるように整頓したのは、入社時以来のように思えます。
勢いがついたところで、他の引き出しも整理。
すぐに取り出して使うものだけを入れておき、他は書棚へ。
不要な書類はゴミ袋へ直行。
悪戦苦闘をした結果、見事なまでに奇麗になりました。
今までは、無理やり書類等を押し詰めていたのですが、引き出しの中がスカスカになったおかげで軽くなり、小指一本で引き出しを動かせるぐらいになりました。
次は書棚。
ここには、株式関係、印刷関係、通信関係等において、よく使う資料を入れておきます。
現在進行形で使用している書類のみを入れておくようにしておきました。
いろいろと整理していたら、昭和４４年とかの資料が出てきましたよ。
まだ、生まれないじゃん！
まだパソコンなんてものがありませんでしたら、古い書類は全て手書きです。
よくもまあ、これだけ大量のデータを手書きでやったものだなあと感心してしまいました。
よっぽど重要なもの以外で古い書類は処分。
ここの棚に入っているよりも更に古い書類で保存しておかなければいけないモノは、同じ構内の別の建物にある書類部屋へ持っていきました。
古い書類をこの広い構内のあちこちへ移動したり、ゴミ袋にたんまりと入ったゴミをゴミ捨て場へ持っていったりと、本当に疲れましたよ。
いきなりこんな中途半端な季節と曜日に整理し始めたので、他の人はその様子を不思議そうに見ていました。
こそっと近寄ってきて、「こんな時期に身の周りを整理するなんて・・・ひょっとして会社を辞めるの？」と聞いてくる人もいました。
いや、出来たらもう少しいさせて欲しいのですが・・・。
そんな感じで日中は大掃除をしていました。
おかげで自分の机と書棚は大体奇麗になりました。
別の棟にある書類保存の部屋は、まだまだ掃除をしないといけませんが、とりあえず今日はここまで。
今日だけで、大きいゴミ袋１０袋分ほゴミ捨て場へ持っていったんだもの。

机の周りを奇麗に整理したらですね、いろいろと自分の中で変化がありました。
まずは仕事が丁寧になりましたね。
いつもだったら、殴り書きのような文字で、自分以外は意味不明な文字でしたが、他人が見ても読める文字になりました。
環境が整うと心も穏やかになるからでしょうか。
つい先日までは、机の上が書類の山になっており、マンガの中に出てくる猛烈サラリーマンの机のような感じでした。
積み上げられた資料は、ちょっとの振動で崩れ落ちそうな感じでしたもの。
テレビで観たことがあるのですが、犯罪が多い街は、壁に落書きがあったり、建物の窓ガラスが割られていたままだったりするそうです。
そういうのを改善し、街の美観に力を入れたら、犯罪が減少したそうです。
確かに、汚れた場所があると、「ここでは、こういう事をしても平気なんだ」と思い、モラルに反する事を抵抗無くやってしまう傾向があります。
取り締まりの強化という強引な手段よりも、人々のモラルに訴えかける間接的な方法の方が、犯罪防止になるものなんですね。
机の上を奇麗にしておくには、仕事を溜め込まず、目の前に来た仕事をどんどん片付けるようにしないといけません。
そうでないと、どんどん机の上が書類の山になってしまいますから。
そんな状態が続くと、「この仕事は後でいいや」と、怠け癖がついてしまいます。
そうならないように次々と仕事を片付けるのは、仕事の処理速度も早くなるし、仕事も溜まらず、机の上の美観も維持されます。
勿論、長期に及ぶ仕事とかもあると思いますが、それだって書類を整理して、今やれる最善を尽くしていれば、それほど美観を損ないません。
最近、私は紙の書類を減らすようにしています。
パソコンを使っているおかげです。
相手に紙の書類で渡すことはあっても、自分の手元には、パソコンの中にデータとして保存するのみで、紙で残さないようにしています（相手に渡す際も、メールに添付して送信したり、極力、紙を使いません）。
紙を使わないと、物理的に書類が増えません。
その書類を修正するのも簡単だし、以前に作成したデータの一部を他の資料作成の際に流用する事も可能です。
別のメリットとして、検索も容易になりました（これは、紙の資料には出来ない事です）。
作成したデータやメールは、その実行した日時が記録されるおかげで、「言った・言わない」「作った・作ってない」等のトラブルを回避する事も可能です。
実際、私はそのおかげで助かった事が多々あります。
作成したデータは、会社のサーバーに保管しておくので、容量が一杯になって保存出来ないという心配はありません。
また、毎日自動的にバックアップをしているので、昨日、おとといのデータならば復元する事も可能です。
私は念のため、月に一回ほど、自宅から外付けのハードディスクを持ってきて、サーバーに入っているデータのバックアップ作業も行っています。
今まで、形になっていたものがデータ化すると、机の周りが書類で一杯になって困るという事も無くて便利です。
こうして、いろいろと大掃除をしたし、資料のデータ化も合わさって、美観を維持できる仕事環境になりました。

どうぞ自宅だけでなく、会社の自分の机をも理してみてください。
すると美観だけでなく、仕事の効率化にも貢献できますよ。