神崎のナナメ読み

電話で伝えるって難しいね

こんにちは、神崎です。
更新のペースが落ちていますが、決して嫌になったとかじゃなく、仕事で帰りが遅くなっているだけですからね。
来月になると仕事のペースも落ちると思うので、もう少しお待ちください。

先週は大変でしたよ。
会社で使っている電子メールの設定を変更することになったんです。
支店の数が１００近くありまして、今までだったら、各支店に一つのメールアドレスがあれば、それで済んでいたのですが、各支店長及び各担当者個別にメールアドレスを貸与するようになったものですから、今までの契約では、メールのアカウント数が絶対的に足りなくなりました。
それで、上位のコースへ切り換えるため、各パソコンの設定を変更したのです。
当日の朝、私は掃除当番の日でしたので早めに会社へ行き、せっせと掃除をした後、朝礼が始まる前から、自分のパソコン及び自分の部署の各パソコンの設定を変更していました。
自分でやる分には、大して面倒ではありません。
分からなくなったら、他の見識者にアドバイスしてもらえば、何とか設定出来ますから。
問題は支店の方です。

事前に、設定の変更方法のマニュアル、パスワード等のデータは送ってはありました。
その通りにやれば大丈夫なように丁寧に書いたマニュアルです。
ところが、私の担当した店所全部から問合せが！！
他の担当者の所も、各店所から多数の問合せがあったそうです。
設定通りにやっても、メールが送信出来なかったりというものです。
本社のプロジェクトチームが頭をつき合わせていろいろと調査しました。
今回のメールサービス「パワーメール」には独特な仕様がある事が判明しました。
どうもですね、アウトルックエクスプレスの設定で、必ず「起動時に送受信を行うこと」「受信完了後に回線切断をしないこと」等をしないといけないようなのです。
仕様らしいので、文句を言う前に、支店の設定を変更しなくてはいけません。
いろいろとやって何とか夜中には完了をしました。
そういう仕様が原因のものだけならば良いのですが、他にもＯＳ、端末、ネットワーク接続方法が支店によってまちまちで、それに伴う設定の違いとかもあり、かなり苦労しました。
手元にある資料だけで、遠方の店所と電話でやりとりをして設定変更するのは大変です。
自分で伝えたことしか相手は操作してくれません。
自分が言った事しか状況を伝えてくれません。
自分で操作していると、適当にいじっている中で解決したり、たまたま視界に入ってきた設定項目をちょこっといじったりというのが可能ですが、それが出来ないのです。
もし相手が操作に不慣れな人だと、専門用語も使えないし、結構大変でした。

電話で物事を伝えるというのは難しいですね。
人前で何かを伝えるとき、思っていることの１０分の１も伝えられないとか。
ましてや表現方法が制限されている電話だと、更に難しいですね。
内容そのものについてスキルを上げるのも当然ですが、それ以上に人へ物事をちゃんと丁寧に伝えるスキルを身に付けないといけないなあと思いました。