2008年05月10日

なぜか、「仕事がうまく行く人」の習慣

ゴールデンウィーク中は、真夏のような天候でした。
しかし今日を含めてここ数日は、非常に寒いです。
今日なんて、桜の開花前の気温にまで落ち込みましたから。
連休中、ロードバイクで突っ走っていたおかげで日焼けをしましたが、あれはタイムリープか何かで、数ヵ月先へ行っていたのかもしれないと思えてしまいます。
もし本当にタイムリープしていのならば、数ヵ月後の私は、どんな精神状態で仕事に望んでいたかを見ておけば良かったです。
きっと、昨年までよりずっと強い心持ちで、仕事に望んでいることでしょうから・・・。

新潟市は明日からサミットということで、会場周辺の警備が凄いですよ。

●にいがた2008年サミット労働大臣会合推進協議会
http://www.niigata2008summit.jp/

この会場は、いつもロードバイクで走る川沿いにあるんですよ。
さすがに明日、ロードバイクで周辺を突っ走っていたら、職務質問を受けそうなので近寄らないことにします。

さて今日は、図書館から借りた本をご紹介します。
ケリー・グリーソン著【なぜか、「仕事がうまく行く人」の習慣】です。

なぜか、「仕事がうまくいく人」の習慣 世界中のビジネスマンが学んだ成功の法則
PHP文庫
著者/訳者名 ケリー・グリーソン/著 楡井浩一/訳
出版社名 PHP研究所 (ISBN:4-569-57939-6)
発行年月 2003年04月
サイズ 279P 15cm
価格 660円(税込)

最小の時間で最大の効果を上げる方法を、能率向上プログラム[PEP]の創設者が教える全米ベストセラーです。

この本の内容を簡潔に言えば、「すぐやること」「先延ばしにしないこと」です。

本の中で、色々と具体的な実践術が書かれています。
情報ツールとしてのパソコンの活用方法とか、自分のデスク周りの整頓方法なども書かれています。
しかし、そんなのは無視してもいいと思います。
「すぐやること」「先延ばしにしないこと」を考えて仕事をすれば、自ずとパソコンもそういう使い方になるし、自分のデスクも効率的に整頓されるものだからです。

とにかく、「すぐやること」「先延ばしにしないこと」を念頭に置いて仕事をしてみると、良い結果がもたらされるのです。

例えば、机の上で何かの資料をまとめていたとします。
提出期限は四日後。
いろいろと考えながらですので、なかなか思うように進みません。
できれば提出までの間、上司からの別の用事や、電話によるお客様との応対はしたくないと思うものです。

しかし悪い予感は当たるもの。
お客様から電話がきました。
話しを聞きますと、明日までに●●●の資料をメールで送って欲しいとの事。
あなたは、ポストイットノートに用件をメモし、パソコンのディスプレイの端に貼り付けました。

もしあなたが、このようなシチュエーションになった場合、どのような行動をとりますか?
答えは「お客様の依頼をすぐにやる」です。
大至急の期限ではありませんから、まずは集中してとりかかっていた資料のまとめをしたいところです。
しかし、お客様の依頼を先延ばしにしたところで、良い事はありません。

安易な先延ばしは、仕事の貴重な時間をむしばむものです。
物事を延期することに関しては、誰もが非常に見事な手腕を発揮するものです。
巧妙な言い訳を瞬時に用意できます。

物事を延期するのと同じぐらい巧妙な手腕を、最後までやりとげる時にも発揮してみましょう。
書類を一度ナナメ読みして、「やるべきこと」と「後回しにすること」の山を作るのはいけません。
一度目に読んだときに、すぐにそれに対処する行動を実践してしまうのです。

他の例で言いますと、メールを受信して最初に開いた際、それを後回しにせず、読んですぐに対処するのです。
「後回しにする」という事は、その時にもう一度メールを頭から読み直さなければいけません。
読んだだけでは、相手の要求は満たせないのです。
対処しなければ意味がないのですから、何度も読む時間を節約し、すばやく動きましょう。

重要でないものほど、後回しにしてしまいがちです。
「重要でないもの」=「簡単に処理できるもの」だからです。
だったら何で、いますぐにやらないのでしょうか?
未解決なものを頭に多く詰め込むと、一つ一つは単純なものでも、相当な圧迫感になります。
その事から逃げず、落ち着いて着実にこなしてみましょう。
いつの間にか、あなたの机の上から多くの書類が消え、仕事が終わっているのです。

さっさとやると、問題が小さいうちに解決することにもなります。
話しが大きくなって、多くの人を巻き込んでからでは、それこそ対処するのに時間がかかってしまいます。
成果の質も大切ですが、それよりもまずは素早く対処し、依頼主へ報告する方が良いと思えます。
いわゆる「たたき台」「草案」ですね。
まだ厳密な仕上げにはなっていませんが、その時点で相手に見せることにより、相手の意図しているものが明確になり、仮に方向が間違っていても軌道修正がしやすいものです。
また、トラブル関係の場合は素早い対処そのものが、相手への誠意と受け取ってもらえるものです。
完璧にしてから相手に提示しようとすると、時間がかかってしまい相手は憤慨しますし、依頼主の意図するものと違うものだった場合、軌道修正が困難になります。

実は、先延ばしから開放されると、人間は元気になれるのです。
先延ばしは自尊心を傷つけ、楽観的なものの見方や幸福感、創造のエネルギーが失われます。
「すぐやる」ことによって、やっかいな職務をいちばんに終わらせ、大きな職務を少しずつ片付けることで、仕事から受けるおびただしい量のストレスと不安を追い払うことが出来るのです。

小さい頃、夏休みの宿題を8月31日になってから、慌てて泣きながらやった記憶はありませんか?
結局、先延ばしにして泣きを見るのは、あなたなのです。

私はこの本を読んだのが、ゴールデンウィーク中でした。
連休明けの5月7日から今日まで、大量の書類、依頼、伝票の波が押し寄せてきました。
普段の月ならば、もっと長い日数の間に満遍なく処理すれば良いものを、一気に短時間でこなさなければいけなかったのです。

私は今回、あまり深く対処方法を考えませんでした。
とにかく目の前に現れた用件は、その場でどんどん処理をしていきました。
もし、その場で出来ないものも、他の仕事と仕事の合間にこなしていきました。
自分の予想では、もっと時間がかかると思っていたものが、意外と短時間で済むことってありますよね。
そんな感じで、スポット処理で幾つもこなしました。

今まで、「仕事のプランを練る」と称して考えていたものは、実は「いかに仕事を先延ばしにするか」という考えだったのです。
だから、そういう悪い癖をなくすため、「すぐやる」を念頭にこなしました。
おかげで何とか、本日中に大きい波は乗り越えられました。

この思考方法は、非常に役立ちました。
なにより実践的で、すぐに結果が出てくるのも嬉しいです。
ただし、「非常に疲れます」。
そりゃそうだ。
今まで、先延ばしにして逃げていたものを全てやりこなすのですから、それ相当のパワーを消費してしまうのです。
その代わり、精神的苦痛という最も辛い事は解消できるので、やはり良い事なんだと思います。

今までの生き方は、「逃げること」を前提に考え、最悪の状況を予想しておき、実際に悪いことが起きた場合の精神的クッションを用意していました。
けれどこれは、「すぐやること」「先延ばしにしないこと」を行わないための言い訳にすぎなかったのです。

これから数ヶ月、非常に忙しい日々になります。
しかし、昨年までとは考え方、構え方が違います。
勢いのついた姿勢で、突っ走ろうと思います。

Posted by kanzaki at 2008年05月10日 23:07