2008年09月17日
即効! パソコン・データ整理の極意(1)
雑誌「DIME」の最新号(2008.10.7号)を買いました。
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私は、雑誌を買うことが殆どありません。
大抵は、図書館で読んだり借りたりしているからです。
ちなみに借りた場合、必要なページはスキャナでパソコンに取り込み、複数ページにわたる場合は一つのPDFファイルにまとめています。
今回、なんでこの雑誌を購入したかといいますと、特別付録として「MicroSD/SDカードリーダー」が付いてくるからです。
やはりこの付録に魅力を感じてか、買いに行った所は、残り一冊でした。
コンパクトなカードリーダーなので、鞄に忍ばせておけるのが魅力です。
そういや私、カードリーダーを一つも持っていませんでしたので、非常に助かりました。
今回の特集の一つに「即効! パソコン・データ整理の極意」というものがありました。
必要なファイルがすぐに見つからず、貴重な時間を潰したりする事は誰にでもあるかと思います。
そういうストレスから解消する方法を紹介していました。
ここではその中から、有料ソフトや最新OSに頼らず、コスト0円で解決できる方法を紹介します。
●フォルダに「引き文字」を付ける
フォルダによる整理は、OSや特定のソフトに依存しなくて良いのが利点です。
どこに何をしまうかを習慣化して、お金も時間も極力かけずにやる方法。
実際の書斎と同じように、進行中の仕事の資料や原稿は、手の届く机＝最上階層に、資料はファイルキャビネット、写真はアルバムを模したフォルダに収納します。
資料はファイルキャビネットに収納するのですが、その際、フォルダ名に「カセイ・火星探査20080820」等と名前を付けます。
頭にカタカナ3文字の「引き文字」が付けるのがミソ。
そしてそのフォルダへ、関連するものをひたすら放り込みます。
紙資料はスキャンし、画像や動画も放り込む。
フォルダの数は膨大になるかもしれませんが、リスト表示すると、フォルダの名前の頭に「引き文字」を付けているおかげで、アイウエオ順に整然と並び、驚くほど検索がしやすくなります。
写真等のアルバムフォルダならば、頭に撮影日を入れる等、規則性を持たせることで、リストがインデックスの役割を果たします。
そしてそれらは、なるべく一つの場所(一つのハードディスク)に保管すると、データが散らばらずに探しやすいです。
ただし、それ故、セキュリティに注意したり、バックアップも必要です。
●ビジネス文書を4つのフォルダで管理する
上記とは違うフォルダの利用方法もご紹介します。
4つのフォルダとは下記のものを言います。
1.Inbox
2.@作業中
3.Outbox
4.@保管庫
まず、PC内にあるデータをInboxフォルダにまとめます。
入り口を一つにするのが大事で、PCに追加したいデータは必ず、Inboxへ入れます。
作成したデータ等、デフォルトの保存先として設定します。
現在進行中の仕事に必要なものは、Inboxから@作業中フォルダへ。
フォルダ名の頭に「@」を付けるのは、「名前順に並べ替えた時、目立つようにするための工夫」です。
@作業中フォルダの中には、プロジェクトごとのフォルダを作ってデータを収納します。
ファイルが一つしかなくても必ずフォルダに入れ、作業が終わったら丸ごと@保管庫フォルダへ移します。
ちなみに、Outboxは、メール添付用の圧縮ファイルなど一時的に保存する場所。
作業後は削除します。
以上のような形で行うと、最終的にデータを一つのフォルダにまとめられますし、バックアップや検索がしやすくなります。
今回は二つ、ご紹介しました。
私もフォルダを利用した整理に賛成です。
使用するパソコンの環境が変わっても再構築しやすいし、シンプルでコスト0円ですしね。
私も仕事で使用するデータは、一つのフォルダにて管理しています。
私の場合、会社のサーバーに自分用のフォルダがあるので、そこに保管しています。
社員全員が同じように、自分用のフォルダがあります。
これのメリットは、会社のサーバーですと定期的にバックアップを取っているので、個人個人が使っているパソコン内のハードディスクで保管するよりも、データ消滅の確率が低いことです。
仮にデータを削除したり上書きをしても、管理人へ依頼すれば、バックアップしてある過去のデータからサルベージが可能です。
これならばパソコンの使い方が不慣れな社員でも、データの管理が安心ですよね。
それに一箇所だから、探しやすいです(その下の階層以下で、更にカテゴリ分けをしてフォルダを作っていきます。その中で幾らフォルダが増えようが、最上階は一つだから分かりやすい)。
上記のようにしているので、パソコン内で保管しているデータは、アウトルックエクスプレスやアウトルックのデータぐらいです。
私は帰宅前に、サーバー上の自分用のフォルダ及びパソコン内のデータ等をバックアップします。
使用しているバックアップソフトはフリーウェアのものです。
●Sota's Web Page (Backup)
http://www2.biglobe.ne.jp/~sota/backup.html
上記ソフトでバックアップデータを一つのフォルダにまとめ、それを外付けのハードディスクにコピーしています。
毎日「2008-09-17」等というように、外付けハードディスク内に日付を記したフォルダを作り、その中へバックアップデータをコピーしているので、更新を頻繁にしているデータも、特定の日の状態を引っ張り出してくるのが容易です。
メールのデータ以外は同時進行で、USBメモリへもバックアップしています。
これだけ行えば、大抵の予想される事態から回避が可能です。
「@」を付けてデータ名・フォルダ名を目立たせるのと似たような事をしています。
私の場合「●」をよく使います。
神ナナの記事内でも頻繁に使っていますが、これは目立つようにする為です。
@よりも●の方が認識しやすいと思っています。
次回もその他の整理術をご紹介します。
●次回の記事: 即効! パソコン・データ整理の極意(2)
http://kanzaki.sub.jp/archives/001711.html