神崎のナナメ読み

新潟市は、電子決裁を導入しているそうです

仕事始めが今週月曜日だった人が多いかと思います。
いきなり最初の週からフル出勤はキツイですよねえ。
私は今週土曜日も出勤ですので、まだまだ長く険しい道のりですorz

さて、あなたの会社では電子決裁を導入していますか?
電子決裁とは、書類申請や、稟議などの決裁をイントラネット内のパソコンによって行うことです。
申請者が申請書を手書きで作成して、決裁者に印鑑をもらう形で行っていた決裁の一連の手続きをすべてネットワーク上で行うことができるため、業務効率が向上する(らしい)。
また、決裁フローがすべてシステムに記録されるため、決裁の透明化にもつながり、内部統制の観点からも効果が期待されている(らしい)。

グループウェアとしてノーツとかサイボウズを導入している会社は多いと思います。
弊社もサイボウズを使い、各社員のスケジュール、各設備の予約、掲示板、ファイル管理等を行っています。
しかし、電子決裁は導入していません。
稟議書自体は、今でも紙媒体です。

電子決裁の場合、添付書類がなかなか電子化しにくいものです。
自前で作成した資料ならば電子化できますが、業者等の外部が作成した資料となると、なかなかそうもいきません。
その電子化に時間をかけていたら意味がありませんしね。
弊社はしばらく無理でしょう。

昨年10月より、新潟市は庁内の行政文書を電子化し、決裁をパソコン上で行う「文書管理システム」を導入しているそうです(ソース:新潟日報20080904)。

「脱・紙、脱・はんこ行政」により、年間850万円の経費削減が図られ、職員の事務効率も向上すると期待されています。
数ヶ月経過しましたが、果たしてどうなっているのでしょうかね。

システムは2006年から本格的な準備を始め、約1億8千万円を掛けて構築したとの事。
一部の業務を除き、全職員を対象に導入されました。

新システムでは、決裁が必要な文書は同市の庁内ネットワークを通じてパソコン上で見る事が出来、ボタン操作で電子決裁が出来ます。

導入による効果ですが、不要となる用紙類・ファイルなど文書保存用文具費をそれぞれ年間約300万円、保存期間が過ぎた後の文書の廃棄費用が250万円削減できるとの事。
構築費用の元をとるのに、一体どれだけかかるのやら・・・(システムの維持費もかかりますしね)。
そもそも、用紙・文具類が新潟市の規模に比べて使いすぎな気が・・・。

文書の保存場所が必要なくなるので、システムスタート後5年間で小学校の20教室分のスペースが空きます。
これにより文書整理などの業務が省け、職員の作業時間も年間約9万6千時間減らせるそうです。

そして今年10月からはシステム整備の第二段階として、蓄積した行政文書の目録情報をインターネット上で公開します。
検索が可能になり、情報公開請求もネット上からできるようになります。
使い勝手にもよりますが、これは市民にとってはありがたいです。

このように新潟市で電子決裁が導入された訳ですが、今度は実際に導入済みの事例を見てみましょう。
ソースは北海道新聞20080905。

北海道では既に約5年前に電子決裁を導入しています。
しかしこの利用が進んでいません。

昨年度では、全決裁文書のうち、僅か1割強しか利用されていません。
なんと一年間に保守費用として1億円もかけているのにです。
年配の管理職がパソコンの利用を嫌っているのが主な原因です。
おいおい。普通の会社では、こんなの許されませんよ。
当然、若手職員からもブーイングとの事。

2003年度に1億円余りかけて導入した道総合文書管理システムの機能にて、電子決裁が出来るようになっています。
しかし、昨年度に決裁した文書113万件のうち、電子決裁は13%の15万件。
残る9割近くの紙決裁はの中には、外部作成の冊子など電子化できないものもありますが、職員がパソコンで作成した文書をわざわざ紙に印刷して決裁した例も多いです。
課長がパソコンに対して苦手意識を持っているばかりに、課全体が電子決裁を使えないケースが目立ちます。
まさか、その1割の電子決裁も内容を見たら、職員の有給休暇の申請とかだったりして(ありえそうだ)。

一方、埼玉県や東京都などでは、可能なもののうち電子決裁は約8割に達しているとの事。
ただし、中央省庁は北海道より低い1割未満の利用率です。

一つの市だけでも、億単位のお金を使ってシステムを構築しています。
全部の市を合わせたら、相当な金額です。
それは全て税金によって費やされたものです。

何となくなのですが、システム構築業者が、市のパソコン関係が苦手なお偉いさんに対し、イメージの良い事・都合の良い事ばかり吹き込んで導入に至ったんじゃないでしょうか?
大昔、会社でホームページやメールアドレスを所有する事が、具体的な意味合いは分からなくても自慢になっていた時代のように。

システム構築をするという事は、経費削減になる部分もありますが、今度は素人ではなかなか出来ない維持管理が必要となります。
それはつまり、専門企業へ莫大なお金が流れることになります。
決裁そのものは、電子だろうが紙媒体だろうが、目的は同じ。
その組織の体質、全体のスキルが伴っていないうちに、体裁だけ立派なものを作ると、ただの無駄遣いになる良い例ですね。
弊社も電子決裁については、慎重に検討しなくては。
もし仮に導入したら、従来のやり方は完全にやめる方法じゃないと、ちゃんと根付かないですね。
これに限らず、どんな業務でもそう。
私が知っている限り、リコーさんがグループウェアの運用に関して秀でていますね。
成功している一般企業を参考にして、無駄なお金を使わないようにしたいものです。

リコーさんはグループウェアに限らず、オフィス全体の最適なワークスタイルを模索しています。
一部のフロアは、外部の企業が見学出来るようになっているので、気になる方は各県のリコー、リコー販売に問い合わせてみてください。

●企業情報 / ライブオフィス ViCreA | リコー販売株式会社
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