神崎のナナメ読み

「毎月22日はショートケーキの日の理由は?」「報告・連絡・相談、各々の違いは?」

お気に入りのイタリア料理屋なのですが、そこから定期的に会員へダイレクトメールが届きます。
今回のダイレクトメールから、中の用紙がモノクロにコピーされたものでした。
以前ならば、綺麗なカラー印刷だったのですが、これはやはり経営状況のあらわれなのでしょうかねえ。

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「クイズ雑学王」というテレビ番組を見てましたところ、面白い問題を出していました。
毎月22日は「ショートケーキの日」だそうです。
さて、その理由はなんでしょうと言うのが問題です。

どの月でも良いので一ヶ月表示のカレンダーを見てください。
22日の上を見ると、必ず15日になっているのが分かるかと思います。
ショートケーキと言えば、イチゴが上に乗っているもの。
つまり答えは、22日の上には15(イチゴ)が乗っているからでした。
なかなか小粋な設定理由ですよね。

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今日はふと仕事中に、「ほうれん草」について疑問がわきました。
仕事上の「ほうれん草」と言えば、「報告、連絡、相談」各々の頭文字「報、連、相」をとった言葉です。
業務を円滑に遂行するために必要な一連の動作であり、社会人として自分勝手な行動を取らない様に心がける合言葉。
業務の方向性を見間違わないために必要なものです。
よく新人研修で出てくる言葉ですよね。

さて、相談はなんとなく分かりますが、報告と連絡の違いって、明確に説明できますか?

相手へ伝える全ての情報は「連絡」です。
意思疎通のため情報共有をすべく通知することです。
連絡の内容というのは基本的に自分の意見を加味せず、見たまま、聞いたまま、事実だけを関係者へ知らせるものです。
上司から部下へという方向もありますし、対等な横の関係への方向もあります。
部下から上司という方向もありますが、その場合でも主観の入った意見は、「連絡」と言う立場上、求められない限り言うべきではありません。

「報告」は「連絡」の中でも特に、与えられた指示・命令・任務の経過や結果を口頭やレポートで述べることです。
だから「報告」は基本的に、部下が上司へ義務的に伝えるものだと思えば良いと思います。
告げる方向が決まっており、基本的に上へ向かっているのが「報告」と言えましょう。
顛末書、営業日報、研究の中間報告書なんていうのは、指示を受けたものが指示を出したものへ、下から上へ述べるものですよね。だから、これらは「報告」。

「連絡」や「相談」は、常識的な範囲であれば、フリースタイルで構わないと思います。
それよりも、お互いが情報共有しやすく、なんでも言いやすい人間関係の構築が大切です。
立場や考えの違いのせいで伝えたい事も伝えられないようでは、大きな目的達成への方向性を見誤りかねません。

「報告」は、主に書面で提出する事が多いように思います。
文章や図などで綴っていく訳ですが、その書き方というものをちゃんと指導を受けている人は少ないように思います。
大抵は、過去の実例を参考に我流が多いように見受けられます。
支店から提出される報告書を見ますと、年配で私よりも立場が上の人であっても、「これは結局なにが言いたいのだろう・・・」とか、「こんな事、長々と書かずに一行で簡潔に書けばいいのに」と思うことが良くあります。

報告書のポイントは、やはり「5W1H」でしょう。
「5W1H」とは、Who（誰が） What（何を） When（いつ） Where（どこで） Why（どうして）に、日本においてはHow（どのように） を加えたもの。
そして、時系列に書くことも大切。

しかし実際に書こうと思った場合、パソコンの前で指が止まってしまうものです。
そこで、あくまでも我流ですが、私の「報告」関連の書類の書き方をお伝えします。

●最初の一枚目は最小限の文字数で書く：

ワードを使って報告書を作成するならば、A4サイズの用紙に、最小限の事を最小限の文字数で書きます。
文字のサイズは、ワードで言えば「12」、書体は「明朝体」。
段落は大きくとって行数は少なめにします(私は「行間」を「1行」にしています)。
この設定で書きますと、文字数が少なくても、それなりに見栄えがして読みやすいです。
件名や各項目タイトルだけ文字を大きくしたり、ゴシック体を使ってアクセントにするのも良いでしょう。

書くことは主に
「結論(目的・目標)は何なのか?」
「金額は幾らかかるのか?」
「どこの業者を使うのか?」
ぐらいです。
特に役員クラスが読む場合ですと、コスト面は重要です。
そして、もしそれを他社へ依頼しなければいけないことならば、その業者名も大切。
なにせ会社というのは、色々なシガラミや関係で成り立っているものですからね。
仮に目的も素晴らしく、コストも低く抑えられていても、敵対する会社だったりすると駄目ですからね。
自分の会社の重要取引先だったりするとなおさら良いです。

●細かい理由や説明は補箋に書く：

最初の一枚目はシンプルに。
シンプルだからこそ、相手に全体のイメージをつかんで貰いやすいのですが、やはり補足事項が必要な場合もあります。
業者の選定理由とか、専門用語や専門知識の解説などは、2ページ目から書く「補箋」に書きましょう。
細かいことは後回しにするのです。
それでもなるべくページ数は少なめにしましょう。
大抵、枚数が多い報告書に限って、本人がちゃんと内容を理解していないことが多いです。

●デメリット、欠点も必ず書く：

上司や役員に褒められたい、認められたい、自分の意見を通したい。
けれど報告書に良い事ばかりを書くのはいけません。
必ず、デメリット、欠点を書きましょう。
それらを言わずに、後でそのデメリットや欠点によって会社に損失を出させるのは、会社にとっても自分にとってもマイナスです。
隠しておいても仕方がありません。
素直に伝えることにより、上司から良いアイディアをもらえるかもしれません。
また逆に却下されることにより、会社も自分も最悪な事態から回避できる可能性もあります。
それらのマイナス要因があったとしても、「それでも頑張ってやってみろ。責任は私が持つ」と強いバックアップがつくかもしれません。
不安の中で行うより、力強さが全く違います。
心をネガティブにするより、報告書にネガティブな要因を書いておきましょう。
ある意味、保身の為でもあります。

私が皆さんにアドバイスできるのはこの程度ですが、実務の中で得た考えなので、それなりに効果はあると思いますよ。