2011年05月24日
仕事でメールを書く際に注意している事〜「タイトルで内容が殆ど分かるようにする」「伝えたい事は、一つの文章に一つだけ」
※小さいサボテンのドアップ。マイクロレンズで接写してみました。私が多用するレンズの一つです。
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「NIKKEIプラス1」にて、「ビジネスメール 好感度を上げるには」という特集をしていました。
読者のアンケート結果は以下のとおりです。
1.改行と空白をうまく使う
文字がびっしりと詰まったメールは読みづらい。
1行20〜30文字程度を目安に改行し、2〜5行文章が続いたら、空白の行を入れるようにする。
2.件名を具体的に書く
日付や会議の名称など本文の内容がイメージできる件名を付ける。
「お知らせ」「こんにちは」では開封を後回しにされることもある。
3.送信前に読み返す
誤字、脱字、変換ミスがないかチェックする。
特に会社名や相手の名前、ファイルが添付されているかは要確認。
4.箇条書きを多用する
大事な要件であっても、長文だと読み飛ばされることもある。
特に複数の要件を伝えたり、いくつか質問する場合は箇条書きだと読みやすい。
5.冒頭、結びのあいさつを忘れない
メールはつい簡略になりがちだが、「お世話になっております」などのあいさつは必要。
結びは本文に対応した言葉で締める。
6.結論から書く
冒頭のあいさつの後はできるだけ簡潔に要点を伝える。
7.大事な用件は送信後に電話する
送信ミスや相手が読み忘れることもある。
大事なメールは電話でも確認。
8.大容量ファイルの送信に注意
サイズが大きいファイルは圧縮したり、転送サービスを活用したりする。
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手紙を紙に書くのは、昔から行われています。
それ故、作法とか技法等もしっかりとしています。
電子メールというのは、それほど長い歴史がある訳ではありません。
作法とか技法が確立されていませんから、みんなが我流で書いています。
私は毎日、仕事でメールのやりとりをしています。
外部の人は勿論ですが、全国各支店への通達事項等もメールを使っています。
最近では、グループウェア上の掲示板でも伝達していますが、文章を使っている事には変わりありません。
上記のランキングを見て、納得することばかりです。
これらを意識すれば、おのずと上達するのではないでしょうか。
※※※
特に私が意識しているのは、以下の二つです。
(1)タイトルで内容が殆ど分かるようにする
例えば、「【要返信】○○○の調査提出の依頼(6/10迄締切り)」といった感じです。
「【○○○】」は、このメールの種類を示します。
【要返信】【業務連絡】【全店通達】【お願い】【発注】【重要】・・・色々と使えます。
提出しなければいけないものなのか、読むだけで良いものなのか等を示します。
カテゴリ分けみたいな機能として使っています。
仮に長期プロジェクトがあったとします。
それについて何度も複数の人達とやりとりをするならば、【○○計画】とか書くのも良いかもしれません。
こうやって頭に付けておくと、メールの並び替えや検索をする際にも便利ですよ。
タイトルは、メール本文の要約だと考えています。
読んだ人全員が、「○○○の調査提出の依頼」のメールなんだと間違わずに理解できるようにします。
要約できるタイトルが書けないのは、メールを書いている本人が、本文を理解していないから。
タイトルすら簡潔にできないと、本文はもっと散漫になっているはずです。
最後の「(6/10迄締切り)」も、重要だと考えています。
提出期限とか、何かを実施する日付を入れておくと、タイトルそのものが備忘録になります。
メールを読んだ後、そのメールに書かれている内容が完了するまで、あえて未読の状態にしておく事ってありますよね。
簡単な「ToDoリスト」として使用する為です。
ToDoリストとは、やらなければならない事柄を書き留めたものの事です。
ToDoリストに締切り日は重要項目なので、記載しておくと良いかと思います。
単に報告・連絡するだけではなく、相手に何かを提出してもらったり、行動してもらうには、タイトルもそれなりに工夫が必要ではないかと思います。
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(2)伝えたい事は、一つの文章に一つだけ
一つの文章を何行にも渡って書く人がいます。
何時まで読んでも「。」が見えてきません。
読んでいる方も、長い文章を読み終える頃には、頭の方を忘れています。
理由は、一つの文章に重要なことが何個も書かれているからです。
何個も重要な事が書かれていると、理解する時間も増えてしまい、次の文章へ進んでもらえません。
一つの文章に、伝えたい項目を一つにすると、文章も明瞭になって読みやすくなります。
それを突き進めると、冒頭のランキングにもありました「箇条書きを多用する」になるのでしょうね。
箇条書きも、項目が大量になるようだったら、エクセルかワードで作成して、それをメールに添付した方が良いかもしれません。
(1)のタイトルは、限られた文字数の中で、いかに重要なことを何個も書くかにこだわっています。
本文はそんな事をせずとも、何百文字でも好きなだけ書く空間があります。
「伝えたい事は、一つの文章に一つだけ」を意識すると、メール本文の上下の長さは、どうしても長くなってしまいます。
しかし改行や空白を使うことで、上下に長くなっても、ゆとりを持った印象になると思いますよ。
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偉そうに掻きましたが、私自身、完璧なビジネスメールが書けている訳ではありません。
試行錯誤の繰り返しです。
その為、私のメールの書き方は、年々少しずつ変化しています。
いかに自分の考えを正しく伝えるかについて意識しているからです。
工夫する事に損はありません。
メールを読むのは人間です。
工夫すればしただけ、必ず誠意が伝わるものだと私は思います。
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ローソンに、俺の嫁がプリントされていたコーヒーが売っていたので、つい買ってしまいました。
やはり夏になったら、イカ娘も同様にキャンペーンをして欲しいですよね。
からあげクンと一緒に、イカのゲソ焼きの販売希望。
ちなみにアニメ「侵略!イカ娘」第2期のタイトルは「侵略!?イカ娘」になるようです。