ワークライフバランスを実現する手帳術〜三ツ谷佐代子さんの方法
株式会社ビーコムコーポレーション 代表取締役社長・三ツ谷佐代子さんが、ワークライフバランスを実現する手帳術を紹介しています(新潟経済社会リサーチセンターより)。
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【手帳の選び方】
1週間が見開きで8時〜18時の時間が印刷されているものがあります。
時間をやりくりするのに、このタイプが便利です。
手帳は、24時間のやりくりをする家計簿のようなもの。
時間はお金と違い、どんなに努力しても、1日は24時間以上増やすことは出来ません。
しかし、効率的に管理することで、プライベートな時間も確保できて、今以上に充実することが出来ます。
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【手帳の活用術】
(1)把握している予定は全て書き込む
手帳に、アポイントの予定しか書き込んでいない人が多いものです。
時間をやりくりするには、
・決定事項
・仮予定
・デスクワーク
・連絡する相手先
など、把握している予定を全て書き込むのが鉄則です。
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(2)主体的な記述で書く
手帳には、明確な言葉で書きましょう。
例えば「打ち合わせ」だけでは、当日になって何の打ち合わせなのか分からないからです。
「○○様と打ち合わせ、場所は決まり次第連絡がある」と主体的な記述で書いておけば、ミスは少なくなります。
相手にアポイントメントを入れる際、「いつでもいいですよ」と言うのではなく、「○月○日○時、もしくは○月○日○時なら伺えます」とこちらから提案してみましょう。
こうすることで、自分の時間をコントロール出来るようになります。
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(3)鉛筆(消せる道具)を使う
一日の終わりに、今日やったことを検証しましょう。
理由は3つあります。
・仕事をやり遂げるのに、どれぐらいの時間がかかるのか。仕事を遂行する上で何が障害になるのかが、正しく判断できる。
・予想外のことに備えた計画が立てられるようになるので、成功確率が高くなる。
・やり残した仕事をフォロー出来て、次の日のスケジュールに組み込むことが出来る。
検証すると、書いた予定を修正する必要が必ず出てきます。
「書いては消す」ということを習慣化しましょう。
その為、ボールペンではなく、書いた文字を消すことが出来る鉛筆(シャーペン)を使うのです。
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(4)常に持ち歩く
手帳を会社に置きっぱなしにしていては意味がありません。
常に持ち歩きましょう。
電車の中やちょっとしたスキマ時間に先のスケジュールを見て、「段取り」を作っていくのです。
常に自分の時間と向き合うことが、時間のやりくり上手になる秘訣です。
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(5)ToDoを使う
ToDoとは、やらなければいけないこと、忘れてはいけないことなどを一覧化したリストの事です。
予定に書いた決定事項の間に、ToDoリストの中から優先順位の高い項目を書き入れておきます。
こうすることで、予定通りに仕事が終了した際、達成感が得られるようになります。
三ツ谷さんは毎日、手帳に書き込んだToDoを一つ終わる度に横線を引いて消し込んでいます。
計画通りに仕事が進むのは爽快です。
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(6)目的意識を持つ
「今年は英語をマスターする」「今年は効率的に仕事が出来るようになる」など、何のために時間を作るのかを明確にしましょう。
それが、手帳と長く付き合える秘訣です。
手帳の最初のページに、上記のような宣言文を書いておくと、初心を忘れなくて良いです。
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ビジネス系の書籍や雑誌を読んでいる方ならば、三ツ谷さんの説明に取り立てて目新しい部分は無いと思います。
しかし、知識としては知っていても、(1)〜(6)の事柄を毎日行える人はそういません。
実行できるのは、それ相応の知識と強い目的意識を持っている人です。
書いては消しての繰り返しが、だんだん面倒になってくると思います。
そういう意味では、パソコンやスマートフォンを使って、上記の項目を実践した方が良いかもしれませんね。
私がまさにそうです。
急いで書くと文字が汚いので、後で読み返しても、何のことやら分かりませんorz
パソコンやスマートフォンですと、活字ですから問題ありません。
予定していた内容が時間変更になった際、パソコンやスマートフォンですと、予定をドラッグして、変更後の時間帯へ移すだけでいい。
また、ネットやメールで得た情報などは、コピー・アンド・ペーストすれば、簡単に入力も出来ます。
紙の手帳ですと、繰り返し行う行事を何度も書くのが大変です。
また、同じ予定を月単位・週単位・一日単位の予定表に何度も書くのも面倒です。
デジタルデータ化した予定表の場合は一つ書けば、月・週・日単位に予定表を簡単に切り替え可能です。
クラウドを利用すれば、複数のパソコン、スマートフォンにて、一つの予定表を共有することも可能です。
その内、予定やToDoの管理は、パソコンやスマートフォンで行うのが当たり前になってくるかもしれません。
とあるアンケートでは、紙の手帳は使いつつも、パソコン・スマートフォンでスケジュール管理を併用している人も多いそうですよ。
デジタルでスケジュール管理と言うと難しいと思う人もいるかもしれません。
手始めに、グーグルカレンダーを使用してみてはいかがでしょうか。
無料ですし、ToDoも使えます。
パソコンやスマートフォン、様々なデジタルガジェットで一つの予定表にアクセスできます。
●Google カレンダー
http://www.google.com/intl/ja/googlecalendar/about.html
私は紙の手帳は使いません。
基本、デジタルで管理です。
手帳は持ちませんがその代わり、普通のコクヨノートをメモ帳として使用しています。
やはり手書きでメモをするのは便利ですから。
必要なものは、デジタルデータとして転記します。
転記が面倒くさいものは、iPhone4のカメラでノートのメモを撮影してしまいます。
そのノートの表紙裏に、クリアファイルを一枚、両面テープで貼りつけています。
そこに、プリンタで出力したカレンダーを入れてあります。
予定をデジタルで管理しているとはいえ、手書きの予定を全否定しているわけではなく、便利な時はそちらも使います。
手書きの予定表は、下記のものを使用しています。
会議などで、スケジュールを決める際のメモにも便利ですよ。
●シンプルな2012(2013)年カレンダーPDF無料ダウンロード | ウェブスタジオ アラクネ
http://www.arachne.jp/calendar/
まだ今年も始まったばかり。
お互い、手帳をフル活用して、充実した2012年を過ごしましょう。
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【関連データ】
●三ツ谷佐代子(みつやさよこ)
・現職:株式会社ビーコムコーポレーション 代表取締役社長
・経歴:
自動車会社のショールームレディを経験後、数々のセールスプロモーション活動を自ら体験。
その後、外資系の人材派遣会社においてナレーターやコンパニオンという職種を確立し、これらの経験で培った接客ノウハウや人材育成ノウハウを活かし、１９８５年に有限会社ビーコムコーポレーションを設立。
２００２年、株式会社ビーコムコーポレーションとして骨太の会社に生まれ変わる。
それを機に、トレーニング部門をb.com Academyとし、これまで企業に伺って実施していた社員研修を個人単位で参加できるようオープン・セミナーを立ち上げる。
現在では、社長業の他、セミナー講師としても活躍。
歯切れの良い話し方と、参加するだけでパワーが出てくる楽しいセミナーを開催。
２０代から５０代と幅広い年代の女性の指示を多く集める。
●コミュニケーション研修、現場力強化の企業研修ならビーコムコーポレーション
http://www.bcom-corp.co.jp/
Posted by kanzaki at 2012年01月14日 21:38