2013年03月03日
業務の引き継ぎ方法〜口頭ではなく必ず文書で
●キックボードつきスーツケース｜通販生活
https://www.cataloghouse.co.jp/features/kickboard/
スイスのキックボード専門メーカー「マイクロ・ モビリティ・システムズ社」が製作。
２泊分の荷物が入る容量26リットルのスーツケースに折りたたみ式のキックボードを付けちゃった力技です。
２輪のキャリーバッグにもなるし、国内線の機内へも持ち込み可能。
案外、ノマドワーカー向けかもしれませんね。
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春と言いますと、会社員は「人事異動」の季節です。
その際に大切なものに、後任への業務の引き継ぎがあります。
日経プラス1に、やるべきことについて記載がありましたので紹介いたします。
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【業務を円滑に引き継ぐためのポイント】
・引き継ぐ内容は、「文書」にするのが基本
・伝達漏れが起こりがちなので、口頭のみはダメ
・文書化の時間節約のため、過去に作られたものが残っていないか探し、そこにへ書き足す
・自分で文書を作る際は、引き継ぎ業務全般が俯瞰(ふかん・高いところから見下ろす)できるように簡潔にまとめる
・取引先へのあいさつ回りは後任と同行がベスト
・あいさつ回りの時間がなければ優先順位をつけ、同行できない先には電話やメールでフォロー
・当該部署の仕事に関連する名刺はコピーをして、余力があれば人物情報を書き添える
「文書」にして残すのが基本です。
習うより慣れろと言って、丸投げは無責任です。
口頭では整然と話すのが難しく、伝達ミスも起こりがちになります。
書く内容としては、1日の動きや週、月、年単位でおおまかな業務の流れや、他部門との接点業務などを簡潔にまとめておくと良いそうです。
当該職場で交わした仕事関連の名刺を後任へ渡すのがお勧めです。
これまでどんな企業や部署の人と接点を持ってきたかは、名刺情報を見れば一目瞭然だからです。
今後、後任が連絡する上でも役立ちます。
余力があれば、担当分野や好みなど、可能な範囲でパーソナル情報を書き添えるとありがたがられます。
管理職の場合、普段の仕事だけではなく、業務のこれからの方向性まで文書にまとめ、引き継いだほうが良いです。
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【引き継ぎを受ける側】
・引き継ぎに十分な時間がとれない場合、事前に引き継ぎ文書を入手できるように前任者へ依頼し、不明な点などを整理しておく
・独り立ちするまでの猶予は3ヶ月。
その間に前任者や職場の同僚らに確認しながら業務の型を覚える
・自分なりの色を出すのは4ヶ月めから
引き継ぐ側に与えられた一般的な猶予期間は、着任から3ヶ月です。
後任が仕事に慣れるまで、前任者もなるべくフォローしましょう。
後任は、この猶予期間中に独り立ちできるよう、まずは仕事の「型」を覚えましょう。
自分の色を出すのはそれからです。
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【日ごろの心がけ】
・四半期や半年、1年など節目ごとに業務内容をまとめておく。
自分なりの引き継ぎマニュアルを作成しておけば、いざという時に慌てずにすむ
・職場単位で業務マニュアルを常備し、随時更新できると理想
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異動の際は、自分自身も忙しいから、引き継ぎ作業は後回しになりやすいです。
そのためにも、日頃から「業務マニュアル」を作成しておくのが良いようですね。
私も作ってはいるものの、法改定やら、会社の方針の変更などを含めた「更新作業」はおろそかになっています。
毎年、長期間に及ぶ業務に関しては、普通のA4ノートに時系列で書いています(自分は、○○日記と呼んでいます)。
同じ業務でも、その年によって変わる部分が多いので、必ず毎年作成しています。
何か作業をしたら、日付と具体的な業務内容を書き込んでいきます。
必要があれば、書類のコピーも貼り付けます。
その時の考えや意見も書き込み、どうしてその業務をすることになったのか経緯も書いています。
デジタル化好きの私ですが、この日記だけはアナログです。
少なくとも、これを読み返しさえすれば、翌年の作業で慌てずに済みます。
1年に1回だけする業務は、思い出すのが大変ですから、こういった事をマメにしておけば自分の為にもなります。
他の人が見ても、かなり具体的に理解出来ると思います。
ただし、私は悪筆なので、文字の解読が大変かもしれませんが・・・。
関連者の名刺をコピーして渡すというのは面白いですね。
私自身は、いただいた名刺をデジタル化しています。
名刺管理ソフトは使っていません。
単純に、名刺をiPhoneかデジカメで撮影したjpeg画像です。
ファイル名を「会社名-人名」にしています。
ファイル名のルールを決めておくと、検索がしやすいです。
会社名、人名、連絡先などまでデジタル化しなくても、その名刺の画像を見れば良いですから。
名刺をいただいた日付やパーソナル情報などは、名刺に筆記用具で書いておきます(後日、更新することもあります)。
単純な作業だからこそ長く続けられるし、単なるjpeg画像だから、パソコンのOSやソフトに依存しなくてもいいです。
クラウド上でも閲覧出来るようにしていますので、iPhoneなどからもアクセス可能です。
引き継ぎの時だけではなく、日々の仕事でも、業者の担当者の連絡先を他の人へ伝える時に便利です(メールに添付すればいい)。
自分の仕事を引き継ぐのは、なにも人事異動だけではありません。
自分がやっていた仕事を部下に任せることだってあります。
この数年、そういった事をかなり行ったのですが、相手に物事を伝えるというのは大変なことだと痛感しました。
それ故、自分自身も勉強になりましたよ。
●関連記事：円滑な業務引き継ぎの方法(2008年版)
http://kanzaki.sub.jp/archives/001665.html