2014年02月11日

[ 生活('12〜) ]

電話でアポイントメントする方法

日経に、電話でアポイントメントする方法が書いてありました。


・まずは挨拶と名乗り。


・「早速ですが商品納入の件で佐藤様にお会いしたいのですが」などと切り出します。


・同行人数、面会の予定時間、アポの候補日を伝えます。


・最後に「ご都合はいかがでしょうか」と先方のスケジュールを尋ねます。


・話しがまとまったら訪問予定の日時を復唱。
「3日の10時から課長の田中と、わたくし鈴木の2人でお伺いします。お会いできます事を楽しみにしております」
このように具合を立てる言葉づかいができると印象がよくなります。


・一般的に、電話は掛けた方が早く切るのがマナーとされています。
しかし、アポが決まったからといって早く切ると不快に感じる人もいるかもしれないので、相手が切ってから受話器を置くのも一案です。


・はじめて訪問する会社の場合、事業内容や製品、経営陣、経営方針などを調べておきます。
名刺、商談に必要な書類やサンプル、相手先の周辺地図、筆記具、ノートパソコンなどを前日までに用意します。


・訪問前日に「明日。よろしくお願いします」と確認の電話かメールをしておくとよいです。


以上が流れです。


※※※


はじめて訪問する場合は、相手先に到着してからの受け付け方法も聞いておくと良いそうです。
会社によっては、受け付けに電話が置いてあるだけという場合もあるからです。


訪問前日に改めて連絡するのは、受ける方としては、ちょっと鬱陶しいと思うこともあります。
けれど、日程を勘違いしている事もあるし、未然にトラブル回避する意味ではありがたいですね。


お互いはじめて同士。
とても緊張します。
丁寧なアポイントメントは、お互いの壁を崩すための儀式なのかもしれませんね。

Posted by kanzaki at 2014年02月11日 21:18