2021年03月15日
「相手に伝わる報告の仕方」について注意すべき6つの約束事〜「け・ち・す・る・な・い」
今回は、「相手に伝わる報告の仕方」についてです。
口頭、FAX、メール、書類、オンライン会議など、相手へ伝えるための手段はたくさんあります。
最終的に、相手に理解・納得してもらわなければ意味がありません。
そのために必要な６つをご紹介します。
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『とっさの伝え方○×ルール37』（櫻井 弘 著）より
【相手に伝わる報告の仕方】
結論となる事実を伝え、対応策を提案できれば、私の受け取り方もガラッと変わったはずですね。
こうした「相手に伝わる報告の仕方」について、「け・ち・す・る・な・い」という語呂合わせで確認してみましょう。
●「け」……結論・結果から報告します。
真っ先に知りたいことを最初に伝えるのです。
●「ち」……中間報告を徹底します。
中間報告を怠らず、先回りして伝えることで、上司が「あの件どうなっている」と言う回数も激減するはずです。
●「す」……速やかに、スピーディーにを心がけます。
特に、「悪い報告ほど速やかに」を強調しておきます。
悪い報告は組織の命取りになりかねないからです。
仕事が一段落するごとに、速やかに報告を徹底しましょう。
●「る」……留守のときは、メールやメモを残します。
また、「本人に口頭で伝えて初めて、報告は完結する！」も鉄則です。
●「な」……内容を整理して話します。
５Ｗ１Ｈなどを報告の前に確認し、内容を整理して、簡潔に短い時間で報告できるように準備することも忘れずに！
●「い」……意見と事実は分けて報告します。
最初に事実を簡潔にわかりやすく伝えます。
聞き手の混乱を招かぬよう、自分の意見や感想は分けて伝えるようにしましょう。
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これらをいかなる時もできる人は、実際はなかなかいないと思います。
私は最低限、「け(結論・結果)」「す(速やかに)」だけは心がけてやっているつもりです。
クオリティの高さよりも、とにかく相手にさっさと伝えた方が、なにかしら前進しますからね。