2021年05月20日
私が新入社員へ指導する際に気をつけている2つのこと〜勤務時間中に「Think Time」を設ける、仕事の説明をする際にはその仕事をする理由も付け加える
新入社員が配属されて2か月目のところが多いかと思います。
今回は、私が新入社員へ指導する際に気をつけていることをご紹介します。
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【勤務時間中に「Think Time」を設ける】
●『明日に疲れを持ち越さない プロフェッショナルの仕事術 ビジネスライフ』（渡部卓 著）より：
アメリカの企業では、働いている時間の３分の１は手を動かしていません。
外資系の企業にいるときには、「３分の１はThink Timeに充てろ」とか、「４分の１は勉強に使え」ということをよく言われました。
日本企業では、本なんて家で読めとか、勉強は休みの日にしろとか言われますが、休日に本当に勉強する人は何割いるでしょうか？
目の前の仕事は確かに大事ですが、その仕事から学べることは限られています。
本を読んだり、人に会って話を聞いたりして、自ら新しい知見を取り込む時間を勤務時間の中で確保する必要があるのです。
アメリカや中国で、学会などに積極的に参加するビジネスパーソンが珍しくないのは、こうした考え方を大切にしているからなのだと思います。
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●私の考え：
私も以前から、「休日に勉強する人はそんなにいない」と思っていました。
特に新入社員の場合、仕事に必要な勉強は、就業時間に行うべきだという考えです。
実際、そうさせてきています。
資格取得に必要な勉強時間も与えています。
しかし、「仕事に必要な勉強」というと「資格」だけをあげる人がいますが、必ずしもそれだけではありませんよね。
実務をやっていくうえ必要な知識はたくさんありますから。
「資格」だと、合格という勉強した証明がもらえます。
それ以外の勉強だと、そういった証明がありません。
そこで私は、新入社員に「マニュアルの作成」をしてもらっています。
以前は私自身が、説明用に作っていたのですが、時間も無いのでなかなか作れません。
そうすると、過去の実例をもとに口頭・実践で説明することになります。
そういった説明を受けて、実際に業務をやったあとに、マニュアルを作ってもらっています。
マニュアルを作成することで、復習にもなり、記憶の定着へつながります。
そして、仮に本人が急に転勤することになった場合でも、次の人への引継ぎが容易になります。
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【山本五十六の有名な一説】
●『明日に疲れを持ち越さない プロフェッショナルの仕事術 ビジネスライフ』（渡部卓 著）より：
部下への仕事の任せ方に関しては、山本五十六の有名な一説が要点を押さえているので覚えておきましょう。
「やってみせ、言って聞かせて、させてみて、褒めてやらねば、人は動かじ」
自分でお手本を見せて、なぜそれが必要なのか説明して、実際に任せて、結果について評価するというサイクルです。
ポイントは、「言って聞かせて」でしょうか。
最近の若い人は、ただやってくれと言ってもなかなか動きません。
なぜそれが必要なのか、やることで当人にどんなメリットがあるのかを説明して納得させなければならないのです。
納得性があるなしでは、仕事への取り組み方が全然違ってきます。
他にも山本五十六は、部下指導についてためになることを言っていますので、紹介しましょう。
「話し合い、耳を傾け、承認し、任せてやらねば、人は育たず」
「やっている、姿を感謝で見守って、信頼せねば、人は実らず」
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●私の考え：
仕事の説明をする際、私はその仕事をする理由も付け加えています。
「〜ここで、〇〇〇ということをしなければいけません。理由は〜」
単に、その場その場で行う処理方法を伝えるだけでは、応用が効きません。
今の時代、同じ業務内容でも、どんどんやり方が変わっています。
この業務をする理由、根幹みたいなもの、やるに至った経緯等を説明しておくことで、やり方に変化があった際に、どう対処するべきかを考えやすくなります。
ましてや、そこに法律上の理由があるならば、必ず伝えておかねばなりません(法改正はいつあるか分かりませんから)。
エクセルにて、マクロを使った業務の自動化を導入されている方もいるでしょう。
作った本人は、その業務の細かい流れが分かるから作れたのです。
しかし、そのエクセルファイルを渡された人が、「このボタンを押せば、後は勝手にやってくれるよ」とだけしか指示を受けなかったとしたらどうでしょう。
エクセルファイルを作った人が会社を辞めたあと、不具合が出たり、業務の流れの変更に合わせたい場合、誰も修正できません。お手上げ。
理由を告げないのは、それと同じ事なのです。
仕事に、ブラックボックス化は禁物です。