2022年05月11日
シチュエーション別のメモの取り方
●『メモの技術』（坂戸 健司 著）より
【打ち合わせのときに手早くとるメモの基本】
打ち合わせのとき相手が言っていること、話している言葉のすべてを書き取るのではなく、単語でメモ用紙に書く。
全部、「字」で書く必要はない。
漢字は画数が多いのでカタカナでいい。
自分の考えや話も同様に単語で。
どちらが話したかは、たとえばA、Bというふうに行を替えて分けて書く。
このメモがあれば、あとでどんな話だったか、結論はどうだったかなどはサッとひと目でわかる。
----------
【上司の話を聞くときにとるメモの基本】
上司に「これをやれ！」と言われたとき、「これ」だけを書いておくだけのメモ。
しかしこれだけだと意味がない。
あとでそのことをやり始めてみていろいろわからないこと、疑問、アイデアが出てくる。
「いつまでに？」とか、「できたらどうするのか？」など。
浮かんだ疑問点やアイデアを羅列していく。
とにかく頭の中に出てきたことをその横に書く。
矢印でつなげていくと、それぞれの問題の関連性がわかっていいのだが、最初は羅列するだけでいい。
----------
【会議の内容を正確に記録したり、あとで思い出せるようにするメモ】
会議という場で決まったことや、また、やるべきことは、まず自分に、そして部下がいる人は部下に正確に伝えなくてはならない。
決定事項に対して、次のことをはっきりと一枚のシートにメモする。
(1)決定した内容
他のメモしたものと混ざらないように、一ページに独立させてまとめて書く。
箇条書きで横書き。
(2)いつまでに
決定した内容の上か下に太くわかりやすく、納期／○月○日まで！と線で囲む。
(3)誰が
フルネーム。
部署名も入れておく。
(4)何をするのか
これがいちばんむずかしいが、チャートが便利。
在庫確認→伝票記入→発送→確認……といったように作業の「流れ」を書くとあとで確認しやすい。
会議の後、自分でこの四つがスラスラと答えられる人は成功する。
これからご紹介する方法は、知り合いの雑誌記者が会議や座談会のときにやっている「議事録メモ」のとり方である。
まず大判の大学ノートを用意して、各ページを縦に二等分、あるいは三等分する。
参加者が四人の場合は二等分すれば見開きで四人分である。
いちばん左の欄に、最初に発言した人の意見を書く。
その意見に対する反論などを発言者別に各欄にメモしていくのだ。
ある人の発言がしばらくなかったら、そこは何ページも空欄になるが、そういうことはいっさいかまわず、とにかく時系列で書いていく。
これをあとで読み返し、重要な意見にはマーキングかアンダーラインをしていく。
なぜここでこの話をするかというと、会議や取材という雑然としたものをまとめるときの思考の流れ、作業の流れは、アイデアをまとめるときのそれと似ているからだ。
※※※※※
【コメント】
メモ魔なので、iPadや付箋、手帳、スマホにいろんな事を書きます。
しかし、悪筆・乱筆なうえに、勢いだけで書いてしまう為、後で見返してもよく分からないことがあります。
それゆえ、上記みたいなシチュエーション別の書き方を知りたかったのです。
メモを取る最初って、速記のごとく、会話を事細かく書いてしまう癖があります。
すぐに息切れしてしまい、その後は書かないなんてパターンも多いです。
全てを書くのではなく、必要な情報が書かれており、再現性があること。
そして、必ず見返しをして、それを元に更に考えを深めるのがベストなのですね。