●『一流の人はなぜ、A3ノートを使うのか? すべてを“紙1枚”にまとめる仕事術 仕事の教科書BOOKS』(横田伊佐男 著)より
トヨタ初の外国人正社員で、同社の海外展開創成期に「トヨタ生産方式(TPS)」推進に多大な貢献したジョン・シュック氏は、著書『トヨタ式A3プロセスで仕事改革』(日刊工業新聞社)で、A3シートに収まるトヨタの代表的なフレームワークを次のように解説しています。
・タイトル:問題の名称、テーマ、論点を提示する
・作成者/日付:案件の「所有者」と最新の更新日付を明確に示す
・背景:ビジネス上の背景、問題の重要性を明らかにする
・現状:問題ないし案件について、現在わかっていることを表現する
・ゴール/ターゲット:あるべき姿を描く
・分析:現状と、あるべき姿の間のギャップを作り出している要因を分析する
・対策:問題に焦点を当て、現状とゴールのギャップを埋め、ゴールに到達するために何をするのか(=すなわち対策)を提案する
・実行計画:ゴールに到達するために、「誰が・何を・いつやるか」という具体的な実行計画を描く
・フォローアップ:反省と学びのフォローアップのプロセスを作り、残された課題を提示する
以上の要素が盛り込まれたフレームワークは、極めて論理的な構造であることがわかります。
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【コメント】
未だに報告書の類をフレームワークを使わずに書く人がいます。
読んでも、なにを言ってのかわからないです。
細かい部分は本当に細かいのに、結局それがどうなるのかストーリーが見えてこないのです。
何十年も働いていて知識も実力も充分申し分ないのに、その伝え方について時代に即したアップデートをしてこなかったからです。
書き方について教えて欲しいと依頼をよく受けます。
その際、伝えるのは一つです。
「その何十枚にもわたる資料をA4用紙1枚にまとめてください」
相手に伝える情報の取捨選択を意識するようになるからです。
技術はそのあとです。
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