2023年09月28日
「Ｙｏｕ締切り（本来の締切り）」→「Ｍｙ締切り」→「着手する日」
●『仕事のミスが激減する「手帳」「メモ」「ノート」術』（鈴木 真理子 著）より
締切りに遅れると、納期遅延とか約束を守れない人、仕事が遅い人などと酷評されてしまいます。
そうならないよう、締切りは２つで管理しましょう。
おすすめするのは、本来の締切りの他に「Ｍｙ締切り」を作ること。
相手が設定した期日を「Ｙｏｕ締切り」と名づけたら、それより１日以上早めた「Ｍｙ締切り」を決めます。
手帳にはＹｏｕ締切りを書き、その後でＭｙ締切りを書きます。２つとも書いておかないと本当の締切りがいつなのか、わからなくなるのでセットにしてください。
Ｍｙ締切りまでに相手に納品しますが、早さを重視するあまりミスがあるといけません。
そのためＭｙ締切りの前日までに完成させるようにし、書類を一晩寝かせてからチェックしましょう。
できたてホヤホヤのときは、「正しい」という思い込みが邪魔をしてミスに気づきにくいためです。
翌日になってから冷静な目で見直すと、ミスに気づきやすくなります。
修正してミスをなくし、品質を上げてから相手に提出しましょう。
一方、締切りの当日まで手許に置いておくと、誤って送り忘れることも。
それに、ずっと緊張状態が続きます。
終わった仕事はどんどん手放し、ストレスも減らしてください。
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納期遅延ミスをなくすために、もうひとつ書いて欲しいことがあります。
それは着手する日です。
締切日だけを書くと、当日気づいたとしても間に合わないことがあります。
その仕事にかける十分な時間が取れないからです。
段取りを整えるには、ゴールから逆算して充分な日数や時間を確保することが大切。
そのためゴールとスタートはセットにすべきです。
スタートするのは、早すぎるくらいがちょうどいいタイミング。ギリギリに着手するとリスクは高く、割り込み仕事や至急の案件、体調不良などで予定通りできない状況も予想されます。
もし、月末など特定の日に複数の仕事の締切りが集中する場合は、着手日をずらせばムリ・ムラがなくせ、平準化できます。
納期のある仕事は、手帳に「Ｙｏｕ締切り（本来の締切り）」→「Ｍｙ締切り」→「着手する日」の順に書き、進捗を管理しましょう。
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【コメント】
本来の締切とは別に、前倒しで終わらせる目標日を作るのは、とても良いことです。
紙の手帳だと、上記のように2つの締切日「Ｙｏｕ締切り（本来の締切り）」・「Ｍｙ締切り」を書くことになります。
私の場合、仕事関係のスケジュール管理は、OUTLOOKとOUTLOOK.comを同期させ、オンライン・オフラインで使用しています。
デジタルでの管理になります。
私の「Ｙｏｕ締切り（本来の締切り）」・「Ｍｙ締切り」のやり方は少し違います。
「【10/2締め切り】●●●に関する報告書提出」
上記の予定を書き込む際、登録した当日に予定を記入し、「毎日繰り返し」の機能で締切日までスケジュールに表示し続けるようにします。
こういう、毎日繰り返し表示させるような予定は大抵、13:00-17:00に登録します。
デジタルのスケジュール管理は、その予定に色をつけられますが、こういう場合は目立たない色にしておきます。
なぜなら、その日にしか行わない予定が見えにくくなるからです(その日にしか行わない予定は、黄色とかオレンジとか目立つ色にしておきます)。
こうやっておくと、締切日が決まっている現在進行系の内容が、いくつ同時進行しているのか分かりやすくなります。
ToDoリストとスケジュール表を一緒にしてるようなものですね。
この２つを別々にしておくより、一つにまとめて表示しておくほうが俯瞰しやすいです。
欠点は、同時進行で行っているものが沢山ある場合、一つ一つの予定が小さく表示され、見えにくいことです。
私はノートパソコンに外部ディスプレイを接続しています。
それは、通常よりも画像表示領域が広いので、一つ一つの予定が見えにくくなることはありません。