神崎のナナメ読み

議事録の書き方

●『図解 コンサル一年目が学ぶこと』（大石哲之 著）より

次に、議事録で必ず盛り込むべき項目を挙げましょう。
「日時」
「場所」
「参加者」
「本日のアジェンダ（論点・議題）」 　
以上は当たり前ですね。

重要なのは、次の４つです。
「決まったこと」
「決まらなかったこと（次に持ち越したこと）」
「確認が必要なこと」
「次回に向けてのＴＯＤＯ（誰がいつまでに）」
この４つが、簡潔に、クリアに、整理されて書かれていたら完璧です。

議事録を書くとき、まずこの項目を見出しとして最初に設定しておいてください。
あとは、その見出しの下に箇条書きで、中身を埋めていきます。
非常にコンパクトですが、これだけでも、簡潔にわかると思います。 　

実際の議論の過程では、紆余曲折があり、いろいろなことに話が飛びますが、そういう時系列での発言はすべて無視して、このフォーマットに沿って、決まったことだけ、決まった事実だけを簡潔に書く。
つまり、構造化してまとめるということです。

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決まったことに関して、誰かの意見や発言を参考として盛り込むのはかまいません。
特に、その会議のキーパーソンがどのような意見をもったかを書き加えるのは有効でしょう。 　

あくまで決定した事実を議事録に書きますが、補足事項として、キーパーソンの意見や簡単な経緯をまとめるのです。

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【コメント】

会社でも、国会や裁判の議事録のように、一字一句テキストにしたものを書く人がいます。
その再現力はすごいですが、実際の仕事では使いづらいです。
内容を理解するのに時間がかかるからです。

上記のようにまとめたものは読みやすいし、次の行動を理解しやすいです。
私も意識して書こうと改めて思いました。