2024年07月12日
上司へ提出する書類のクオリティ
●『本物の気づかい』（井上裕之 著）より
【確認作業では上司に時間を取らせない】
仕事で上司に確認をお願いすることは、日常茶飯事です。
会議の資料や企画書、会社宛てに届いた贈答品のお礼状など、上司に確認を取り、ＯＫをもらってから提出するのはビジネスパーソンなら多くの人が経験していることです。
上司に確認してもらうときに、必ず気をつけたいことがあります。
それは、
「自分としては１００％このまま出せる」
「全力を尽くした」
という段階までやった上で
「見ていただけないでしょうか」
と見せることです。
もし、不十分な状態で提出した場合、それをチェックする上司は二度手間、三度手間をかけなければなりません。
「あれ？ 入れるように伝えた内容が、一部抜けているね」
「この数字、一桁間違っているんじゃないかな？」
「この企画書のレイアウトでは、ぎっしりしすぎて見づらいね」
部下の仕事をチェックするのは、上司の仕事です。
そして、上司の仕事を少しでも軽くするのは、部下の仕事です。
上司の仕事を軽くできる部下は、「デキる部下」としてどんどん引き上げてもらえます。
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気づかいの視点で考えると、完成形を提出することが相手の手間を省く気づかいになります。
クオリティの高いものを上司に見せると自分にもメリットがあります。
それは、クオリティの高いアドバイスをもらえる確率が高まることです。
「この部下は、ここまではできている。もっと一段階上のアドバイスをしても、成し遂げられるだろう」と判断されれば、どんどん上質なアドバイスがもらえますから、自分の成長のスピードも速くなります。
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【コメント】
私は著者の意見と真逆の考えです。
上司へ最初に提出するのは、２０％〜３０％程度の出来のものでいい。
ラフな手書きでいい。
重要な点だけでいい。
方向性や構成など、根幹に関わる部分に相違がないか「たたき台」を提出するのです。
月曜日に指示を受け、金曜日が締め切りだとしたら、「たたき台」は火曜日には出してしまう。
それぐらいの勢いの方がいい。
そうしないと、他にもいくつも案件が同時進行しており、それだけに構っている暇はないからです。
細かい部分はそこから積み上げていく。
そして、最終的な完成形は、６０％（６０点）でいい。
更に洗練して８０点、９０点を目指そうとしても、相手の満足度・納得度・評価は変わりません。
さっさと、次の課題に取り掛かったほうがいい。
そもそも本人が考える１００点なんて、他者から見たら１００点なんてありえないですから。
著者は、WORDでちゃんと書体や大きさまで懇切丁寧に作り上げてから上司に提出しろとも書いています。
そんな１００％の形をいきなり出して、方向性が思いっきり間違っていたらどうするのでしょうね。
完璧な状態で提出するのに、どれだけの時間を費やすのでしょうね。
世間ではそれを「無駄」と言うと思います。