2018年12月23日
仕事が速くなる! PDCA手帳術〜タスク管理の本質は「やること」の管理ではなく、「所要時間」を把握しコントロールすること
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手帳には「タスク管理」という面があります。
タスクとは、「やること」の意味です。
手帳術上のタスク管理のコツは5つ。
1.タスクを洗い出す
2.所要時間を書く
3.「自分締め切り」を設ける
4.ゴールから逆残する
5.完成度を高める
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1.タスクを洗い出す：
やることを1項目ごとに書き出します。
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2.所要時間を書く：
タスク管理の本質は、「やること」の管理ではなく、「所要時間」を把握しコントロールすることです。
所要時間は、見積もった時間の1.5倍で考えます。
急な電話・予定が入るかもしれないからです。
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3.「自分締め切り」を設ける：
本当の締め切りとは別に、余裕をもって「自分締め切り」を設けます。
焦ってミスすることの予防、突然の変更にも対応できるためです。
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4.ゴールから逆算する：
中長期にわたる計画の場合、ゴールまでにいくつかのチェックポイントを定めます。
「いつまでに」「どこまで」できていなければならないのかを決めます。
つまり、タスクを細分化するのです。
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5.完成度を高める：
仕事に取り掛かる前に、与えられた時間の中で、どの程度の品質が求められているのかを見極めます。
求められる品質プラスアルファをできるのがプロですが、過剰な品質まで高める必要はありません。
※※※
手帳は、時間の側面からものごとを見るツールですよね。
だから、単にやることを箇条書きするだけではなく、それぞれに費やすであろう所要時間も考えます。
所要時間の推測は、過去の同種事例を参考にしますよね。
先月やったことぐらいならば記憶していますから、なんとかなります。
これが1年前とか、もっと前だと分かりません。
そういう意味でも、手帳は未来の予定を書き込むだけではなく、結果を加えるのが大切です。
その際、どれぐらい費やしたか書いておくと、あとで助かります。
私の場合は、Evernoteでタスク管理していますが、その時の行動内容と共に、開始時間・完了時間も書いています。
行動記録に時間を意識しますと、費やすのに予想した時間との比較ができて、仕事を速くする改善がしやすいです。
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